公司郵箱使用規(guī)定為了規(guī)范公司發(fā)送郵件的格式統(tǒng)一、文件名命名標(biāo)準(zhǔn)化，進(jìn)一步健全和完善內(nèi)部管理體系, 使公司的各項(xiàng)管理更加科學(xué)化, 制度執(zhí)行更加規(guī)范化，特修訂本規(guī)定。一、電子郵箱地址：統(tǒng)一使用公司開通的企

公司郵箱使用規(guī)定

為了規(guī)范公司發(fā)送郵件的格式統(tǒng)一、文件名命名標(biāo)準(zhǔn)化，進(jìn)一步健全和完善內(nèi)部管理體系, 使公司的各項(xiàng)管理更加科學(xué)化, 制度執(zhí)行更加規(guī)范化，特修訂本規(guī)定。

一、電子郵箱地址：

統(tǒng)一使用公司開通的企業(yè)郵箱，企業(yè)郵箱域名為： xxxxx.net （即為郵箱后綴），郵箱用戶名為個(gè)人姓的全拼名的首字母組合。單個(gè)名字的為姓名的全拼（若有不清楚個(gè)人公司郵箱的請參考公司通訊錄或咨詢公司前臺）。

例： zhoukai@xxxxx.net（周 凱郵箱）

（姜言言郵箱）

二、電子郵箱管理及使用方法：

1、 郵箱管理：行政部前臺工作人員負(fù)責(zé)開通和管理員工個(gè)人電子郵箱，并對新進(jìn)員工

或不會使用企業(yè)郵箱的員工進(jìn)行初步培訓(xùn)。

2、 開通：企業(yè)郵箱開通后，使用者可登錄郵箱網(wǎng)絡(luò)地址頁面，輸入個(gè)

人用戶名與個(gè)人密碼登錄郵箱，并在第一時(shí)間更改初始密碼，以保郵件的安全性。 郵件客戶端管理：公司統(tǒng)一使用FOXMAIL 郵件客戶端對郵件進(jìn)行管理，同時(shí)使用統(tǒng)一個(gè)人簽名。個(gè)人簽名使用如下:打開FOXMAIL →點(diǎn)擊工具按鈕→進(jìn)入賬號管理→點(diǎn)擊簽名→編輯姓名→編輯內(nèi)容：（電話、傳真、手機(jī)、郵箱、公司網(wǎng)址、地址、公司logo 標(biāo)志）→在新郵件、新郵件/轉(zhuǎn)發(fā)中點(diǎn)擊新簽名→點(diǎn)擊確定保存。

3、 郵件檢查：公司全員上班之后第一件事為打開企業(yè)郵箱檢查郵件，在外出差的同事

對郵箱設(shè)置“郵件到達(dá)短信提醒功能”，以便及時(shí)處理公務(wù)。

4、 郵件撰寫

（1） 稱呼?？梢苑Q呼對方姓名及身份，注意如果發(fā)給多人的話，有時(shí)還要注意

一個(gè)順序問題。

（2）

（3）

（4）

（5） 確保無錯(cuò)別字，表述準(zhǔn)確，盡量避免有歧義的詞語。 表述有條理。需要談多件事情時(shí)，用1、2、3、等標(biāo)識。 合理使用大寫，加粗等功能，以突出重點(diǎn)。 使用結(jié)束語。如: 有任何問題請隨時(shí)聯(lián)系我；或顯示誠懇和感謝，如：此

致敬禮。

5、 郵件發(fā)送

● 收件人：

是你希望直接看到這封郵件或給出回應(yīng)的聯(lián)系人。

● 抄送：

一般是事件相關(guān)聯(lián)系人。

● 密件抄送：

如果一封郵件抄送給5人，而密送給2人，那么密送的兩個(gè)人就知道你還同時(shí)抄送

了另5人， 但抄送的5人卻不知道你密送了其他人。同時(shí)，密送的2個(gè)人之間也看

不到對方的信息。

6、 郵件回復(fù)

（1） 所有郵件應(yīng)在郵件發(fā)送后24小時(shí)內(nèi)進(jìn)行回復(fù)。

（2） 不要隨便點(diǎn)擊全部回復(fù)。

（3） 轉(zhuǎn)發(fā)或答復(fù)郵件時(shí)，再次核對郵件主題，有必要時(shí)重新設(shè)計(jì)主題，使其更準(zhǔn)

確表達(dá)你的意思，避免看到這樣的主題：轉(zhuǎn)發(fā)：轉(zhuǎn)發(fā)：轉(zhuǎn)發(fā)：轉(zhuǎn)發(fā)??

（4） 指正別人錯(cuò)誤時(shí)，盡量以電話或單獨(dú)回信建議，應(yīng)避免使用群組信件功能。

（5） 對于事件不熟悉或者事件尚處于待確認(rèn)階段，也應(yīng)避免使用群組信件。

7、 附件

（1） 公司內(nèi)部提交文件，一律使用企業(yè)郵箱，以附件形式提交，最大不要超過

5M 。

（2） 發(fā)送郵件前務(wù)必檢查是否已添加附件，以防漏發(fā)。

三、提交郵件文件名命名（見共震文件名使用管理規(guī)定）

四、企業(yè)郵箱使用范圍：

1、 對內(nèi)使用：共震科技所有在職員工，提交文件一律通過企業(yè)郵箱寫郵件（除特別指

定的郵件外）。

2、對外使用：凡涉及到公司正常業(yè)務(wù)往來的，一律使用個(gè)人的企業(yè)郵箱。凡涉及的業(yè)務(wù)屬于非常規(guī)的業(yè)務(wù)，一律使用公司的公共郵箱，由行政部指定負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)處理。（郵箱帳號：info@xxxxxx.net）

五、不按規(guī)定使用的處理辦法：

1、 郵件提交

·未通過公司郵箱

·未按要求格式

2、 郵件未回復(fù)

處理方法：未按照以上兩點(diǎn)發(fā)送文件，所發(fā)郵件內(nèi)容以無效處理。

六、注意

1、 雖然電子郵件是基本，快速的溝通工具，但是請不要忽略最良好的溝通方式：面對

面的交流。

2、 對于非常緊急重要的事情，可以先發(fā)送電子郵件提醒對方注意，但必要的電話及當(dāng)

面溝通可以有效的加速事件進(jìn)展。

3、 對于文字表達(dá)不清的事情，請直接用電話或當(dāng)面溝通，避免郵件重復(fù)來回耽誤時(shí)間，

降低效率。

辦公室

2014年4月2日