如何在WORD excel中實現(xiàn)批量打印信封、證書、獎狀...2010-08-15 10:24有些知識，沒有實踐過，就沒有發(fā)言 權(quán)。今天學(xué)了一招——在WORD 中實現(xiàn)批量打印信封、證書、獎狀等。我看到

如何在WORD excel中實現(xiàn)批量打印信封、證書、獎狀...

2010-08-15 10:24

有些知識，沒有實踐過，就沒有發(fā)言 權(quán)。

今天學(xué)了一招——在WORD 中實現(xiàn)批量打印信封、證書、獎狀等。我看到單位里有個同志在打印證書，屏幕上只顯示了WORD 的一個頁面，" 姓名" 那地 方明明只有一個人的名字，怎么可以打印出不同姓名的證書？開始想的是估計用了“宏”命令，后來看到“工具欄”上多了一個不常用的工具 欄，可以前后查記錄，沒用過。我便回到自己機(jī)器上打開了WORD ，弄了2分鐘，還是沒有答案。還好想到了無所不能的因特網(wǎng)。于是“百度”，一切迎刃而解。 聽我慢慢分解！

用WORD EXCEL批量打印信封, 用郵件合并功能. （其它獎狀、證書打印方法同理） 前提，現(xiàn)啟動：“郵件合并”工具欄。

簡單步驟是:

1、用EXCEL 編輯聯(lián)系人地址列表，如：

郵政編碼 收信人地址 收件人姓名 收件人職務(wù) 寄信人地址

404000 某某某某某 某某某 某某 某某某某某某某某

2、存盤，退出，注意文 件名不要存成BOOK1.XLS 之類的，可以存成ADD.XLS 。否則會出錯。

3、打開WORD ，點工具==》郵件合并==》創(chuàng)建==》信 封==》活動文檔

4、點“獲取數(shù)據(jù)”==》打開數(shù)據(jù)源==》類型先MS EXCEL格式==》ADD.XLS

5、然后編輯活動文檔， 按提示操作，合并就可以了。

接下來是比較細(xì)致的步驟：

日常辦公事務(wù)中，許多郵件除了對收信人的公司、地址、姓名及稱謂等不同外，其他內(nèi)容基本上相同。Word 能夠自動地按給出的一批收信人的信息，生成 一批相應(yīng)的郵件，這便是郵件合并的功能。郵件合并是把每份郵件中都重復(fù)的內(nèi)容與區(qū)分不同郵件的數(shù)據(jù)合并起來。前者稱為" 主文檔" ，后者稱為" 數(shù)據(jù)源" 。在 郵件合并操作中，主文檔中包含對每個版本的合并文檔都相同的文字和圖形，如返回套用信函的地址和正文。即主文檔中包含郵件中重復(fù)的全部內(nèi)容。數(shù)據(jù)源中則包 含不相重復(fù)的內(nèi)容。通過在文檔中插入特殊的" 合并域" ，告訴Word 應(yīng)在什么地方打印來自數(shù)據(jù)源的變化信息。如果使用" 工具" 菜單中" 郵件合并" 命令生成 數(shù)據(jù)源，Word 將在一個表格中建立該數(shù)據(jù)源。該表格的每一列對應(yīng)于數(shù)據(jù)源中的每一數(shù)據(jù)域。域名列于表格的第一行（域名行）。以下每一行包括一個數(shù)據(jù)記 錄。當(dāng)數(shù)據(jù)源和主文檔進(jìn)行合并操作時，Word 將把主文檔中的合并域替換成來自數(shù)據(jù)源中的相應(yīng)信息，從而迅速生成多份格式文檔。由于合并文檔在書信、信 封、郵件標(biāo)簽等方面最為常用，故稱為郵件合并Mail Merge)。

郵件合并可分為四個步驟：

1. 建立主文檔；

2. 建立或打開數(shù)據(jù)源；

3. 在主文檔中插入合并域，告訴Word 要在何處插入數(shù)據(jù)源中的相應(yīng)數(shù)據(jù)；

4. 執(zhí)行合并操作，將數(shù)據(jù)源中的可變數(shù)據(jù)與主文檔中的標(biāo)準(zhǔn)文本內(nèi)容合并，形成合并文檔。

8.1 文檔的創(chuàng)建與使用

打開" 工具" 菜單，選擇" 郵件合并" 命令，系統(tǒng)便彈出" 郵件合并幫助器" 對話框。單擊"1 主文檔" 下的" 創(chuàng)建" 按鈕，打開一個菜單，從中選擇" 套用信函" 。這時，便出現(xiàn)消息對話框。 這時系統(tǒng)詢問是否利用當(dāng)前的活動窗口作為主文檔或再新建一個新文檔， Word將在工作區(qū)自動顯示郵件合并工具欄，用戶可按下" 活動窗口" 按鈕，返回" 郵件合并幫助器" 對話框，在"1 主文檔 "下面

又出現(xiàn)了一 個" 編輯" 按鈕。同時"2 數(shù)據(jù)源" 下的" 獲取數(shù)據(jù)" 按鈕，從暗淡顯示變?yōu)橛行В?如果單擊該按鈕，可以進(jìn)入下一步建立數(shù)據(jù)源的工作。

8.2 數(shù)據(jù)源的打開與建立

郵件合并幫助器對話框的"2 數(shù)據(jù)源" 下，按下" 獲取數(shù)據(jù)" 按鈕，便會出現(xiàn)一個菜單，其中包括" 建立數(shù)據(jù)源" 、" 打開數(shù)據(jù)源" 、" 使用通訊錄" 和" 域名選項" 四條命令。

一、 打開數(shù)據(jù)源

如果用戶已擁有所需的數(shù)據(jù)源，如收信人的姓名、公司名稱、地址、電話號碼、郵政編碼等數(shù)據(jù)文件，可選擇" 打開數(shù)據(jù)源" 命令，這時會彈 出" 打開數(shù)據(jù)源" 對話框，便能選擇數(shù)據(jù)源文件。

二、建立數(shù)據(jù)源

如果需要建立數(shù)據(jù)源，可選擇" 建立數(shù)據(jù)源" 命令，Word 便會彈出" 建立數(shù)據(jù)源" 對話框。在" 域名行中的域名" 列表框 中，Word 列出了常用的域名。利用" 刪除域名" 按鈕，可以對域名進(jìn)行刪除；利用對話框右側(cè)的上下移動按鈕，還可以調(diào)整各個域名在列表框中的相對位置（當(dāng) 在列表框中選中一個域名，按向上或向下移動箭頭，便可使該域名上（或下）移一行位置）；如果要增加新的域名，可在" 域名" 文本框內(nèi)輸入新的域名，" 新增域 名" 按鈕便由暗淡顯示變?yōu)橛行?，按下該按鈕，就能在右邊的" 域名行中的域名" 列表框內(nèi)增加新的域名。經(jīng)增減域名后，單擊" 確定" 按鈕，進(jìn)入" 保存數(shù)據(jù)源" 對話框，確定數(shù)據(jù)源文件放在哪個盤、哪個目錄下，以什么文件名保存，按下" 確定" 按鈕，Word 將顯示消息對話框，詢問是否對數(shù)據(jù)源或主文檔進(jìn)行編輯。

選 擇" 編輯數(shù)據(jù)源" 按鈕，便進(jìn)入" 數(shù)據(jù)表單" 對話框，其中左邊的列表框內(nèi)的域是源自于" 建立數(shù)據(jù)源" 對話框中最終出現(xiàn)在" 域名行中的域名" 框內(nèi)的域名，表示 前面曾設(shè)置了五個域名。在這個列表框中，可以輸入所需的數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)以記錄的形式輸入，最后一般是以表格的形式出現(xiàn)在文檔窗口。輸入一條記錄后，單擊" 新增" 按鈕，便可繼續(xù)輸入下一條記錄。記錄輸入完畢后，單擊" 確定" 按鈕，便可關(guān)閉" 數(shù)據(jù)表單" 對話框，返回主文檔編輯窗口。這時按下" 插入

合 并域" 按鈕，便有了五個域名作為合并域。單擊郵件合并工具欄上的" 編輯數(shù)據(jù)源" 按鈕 ，仍可回到" 數(shù)據(jù)表單" 對話框。

" 數(shù)據(jù)表單" 對話框中各命 令按鈕功能如下：

l "記錄" 按鈕：用于鍵入或選擇所要顯示的記錄號；

l "刪除" 按鈕：從數(shù)據(jù)源中刪除當(dāng)前數(shù)據(jù)表單的記錄信息；

l "還原" 按鈕：將當(dāng)前記錄還原到編輯前的狀態(tài)；

l "查找" 按鈕：在當(dāng)前數(shù)據(jù)庫中搜索指定信息；

l "查看數(shù)據(jù)源" 按鈕：以表格形式顯示數(shù)據(jù)源，每個記錄為一行。

在查看數(shù)據(jù)源時，Word 還會顯示一條數(shù)據(jù)庫工具欄，以方便用戶的操作。

8.3 在主文檔中插入合并域

在建立或打開了主文檔和數(shù)據(jù)源之后，為了進(jìn)行文檔合并，必須要在主文檔中插入合并域。當(dāng)把某個文檔指定為主 文檔后，Word 會自動加上郵件合并工具欄。

8.4 合并文檔與合并打印

在主文檔中插入了合并域，便能進(jìn)行文檔合并。合并操作有兩種方法：

方法一：單擊郵件合并工具欄上 的" 合并到文件" 按鈕 ，合并結(jié)果先送到文件中，然后可以再對其進(jìn)行修改。這便是合并文檔。

方法二：單擊郵件合并工具欄上的" 合并到打印機(jī)" 按 鈕 ，直接合并到打印機(jī)。這便是合并打印。

建議使用方法一，在合并和修改后再進(jìn)行打印，這樣較為保險。按方法一，在按下了" 合并到文件" 按鈕 后，Word 就自動為用戶生成名為" 套用信函1" 的新的文檔窗口，其中為合并的結(jié)果，每個信件之間自動以分頁符進(jìn)行分隔。利用新文檔窗口中的滾動條，可以 來翻閱并編輯和修改合并的結(jié)果（必須注意，這個" 套用信函1" 窗口中的文檔以文件存盤后，將占有很大的容量，容量大小取決于數(shù)據(jù)源文件中記錄的多少及主文 檔的大?。?，然后單擊常用工具欄中" 打印" 按鈕，便能將結(jié)果打印輸出。另外，在郵件合并工具欄上，還有一個" 郵件合并" 按鈕 ，在主文檔窗口中，單擊郵件合并按鈕，系統(tǒng)便出現(xiàn)" 合并" 對話框；或單擊" 郵件合并幫助器" 按鈕 ，返回" 郵件合并幫助器" 對話框，由于合并了數(shù)據(jù)和文件，使得該對話框中"3 合并數(shù)據(jù)和文件" 下的按鈕由暗淡變?yōu)橛行В瑔螕? 合并" 按鈕，也能進(jìn)入" 合并" 對話框。而另外一個" 查詢選項" 按鈕與" 合并" 對話框中的" 查詢選項" 選項 具有相同的功能，可以在合并時加上適當(dāng)?shù)暮Y選條件以及排序記錄。下拉" 合并到" 列表，發(fā)現(xiàn)有兩個選項：" 新建文檔" 和" 打印機(jī)" ，事實上，這就對應(yīng)" 合并 到文件" 和" 合并到打印機(jī)" 兩種方式。

8.5 信封與標(biāo)簽

當(dāng)用戶以所需的方式設(shè)置好信封或郵件標(biāo)簽后，Word 會自動完成合并處理工作，從數(shù)據(jù)源收集數(shù)據(jù)、設(shè)置主文檔指示的打 印位置，到最后打印信封或標(biāo)簽。前面曾經(jīng)提到創(chuàng)建" 套用信函" 是合并文檔最常見的方法，但也可以使用郵件合并功能與其他文件合并。

8.5.1 打 印 信 封

在新的文檔窗口，打開" 工具" 菜單，選擇" 郵件合并" 命令，這時便出現(xiàn)了" 郵件合并幫助器" 對話框。在"1 主文檔" 下單擊" 創(chuàng)建" 按鈕，打開一個列表，從中選擇" 信封" 選項。這時，Word 將出現(xiàn)提示信息，詢問是在活動文檔窗口使用" 信封" 還是通過新的文檔窗 口來創(chuàng)建。直接單擊" 活動窗口" 按鈕，返回" 郵件合并幫助器" 對話框，在"2 數(shù)據(jù)源" 下單擊" 獲取數(shù)據(jù)" 按鈕，打開一個列表，從中可以選擇" 打開數(shù)據(jù)源" 或" 建立數(shù)據(jù)源" 選項。在作了選擇后，如果Word 提示要" 設(shè)置主文檔" ，則 單擊" 設(shè)置主文檔" 按鈕，或按8.2介紹的方法建立數(shù)據(jù)源。這樣，Word 將顯示" 信封選項" 對話框?？梢栽? 信封選項" 標(biāo)簽中，選擇信封尺寸，用" 字 體" 按鈕更改收信人地址和寄信人地址的文本格式；在" 打印選項" 標(biāo)簽中，設(shè)置與打印機(jī)有關(guān)的信息。用戶的這些設(shè)置都可從屏幕上預(yù)覽到。上述選擇設(shè)置完，單 擊" 確定" 按鈕，Word 將顯示" 信封地址" 對話框。

在" 示例信封地址" 框中設(shè)置好插入點，然后按下" 插入合并域" 按鈕，選出所取的合并域，合 并域之間用空格或所需的標(biāo)點分隔，每行結(jié)尾按回車鍵。插入合并域以后，選擇" 確定" 按鈕，關(guān)閉" 信封地址" 對話框，返回到" 郵件合并幫助器" 對話框，選 擇"1 主文檔" 下的" 編輯" 按鈕，選出主文檔后，Word 將在頁面視圖下顯示主文檔，收信人地址的合并域置于一個圖文框中，因而可以移動和縮放。信封上寄信人的 地址是由" 工具" 菜單中" 選項" 命令執(zhí)行后，

在" 選項"

對話框中的" 用戶信息" 標(biāo)簽中指定的，可以重新對它進(jìn)行編輯。最后單擊郵件合并工具欄上 的" 合并到打印機(jī)" 按鈕 ，即可打印出所需的信封。

8.5.2 打 印 標(biāo) 簽

打印標(biāo)簽與打印信封的基本步驟是類似的。

1. 先在新的文檔窗口進(jìn)入" 郵件合并幫助器" 對話框。

2. 單擊"1 主文檔" 下的" 創(chuàng)建" 按鈕，在列表中選取" 郵件標(biāo)簽" 。

3. 在隨后彈出的消息對話框中選取" 活動窗口" 按鈕，便回到" 郵件合并幫助器" 對話框。

4. 單擊"2 數(shù)據(jù)源" 下的" 獲取數(shù)據(jù)" 按鈕，從列表中選擇" 建立數(shù)據(jù)源" 或" 打開數(shù)據(jù)源" 。這時，Word 會出現(xiàn)提示需設(shè)置主文檔的消息對話框。

5. 按下" 設(shè)置主文檔" 按鈕后，Word 將顯示" 標(biāo)簽選項" 對話框，供用戶設(shè)置標(biāo)簽樣式。

6. 按下" 確定" 按鈕，Word 將顯示" 創(chuàng)建標(biāo)簽" 對話框，用戶可在" 示例標(biāo)簽" 框中選擇適當(dāng)?shù)奈恢貌迦牒喜⒂颉?/p>

7. 按下" 確定" 按鈕，返回" 郵件合并幫助器" 對話框。

8. 按下"3 合并數(shù)據(jù)和文檔" 下的" 合并" 按鈕，打開" 合并" 對話框，選擇執(zhí)行合并的方式。 另外，通過" 工具" 菜單中的" 信封和標(biāo)簽" 命令，將打開" 信封和 標(biāo)簽" 對話框，從中也能對信封和標(biāo)簽的打印進(jìn)行設(shè)置。

在WORD 中使用郵件合并功能批量打印EXCEL 數(shù)據(jù)

(2009-05-25 10:50:50)

轉(zhuǎn)載

標(biāo)

簽：

教育

哪些場合使用到郵件合并功能呢？

比如, 你想打印學(xué)生成績通知單, 打印錄取通知書, 打印客戶信件等等, 涉及到Excel 大量數(shù)據(jù)的時候, 而Excel 本身又無法將相關(guān)信息提出來到某區(qū)域逐一打印, 這個時候應(yīng)用郵件合并功能, 其工作效益是顯而易見的！

實施過程！

首先, 你的EXCEL 文件需要有一個字段列, 即第一行當(dāng)作列來處理, 從第二列開始, 就為數(shù)據(jù)區(qū)域, 數(shù)據(jù)大體如：是一張學(xué)生成績表：

如果想批量打印類似的EXCEL 數(shù)據(jù), 那么, 得使用WORD 軟件來實現(xiàn)(當(dāng)然, 使用的軟件不只WORD 一種, 還有很多軟件也同樣有這種功能), 從WORD 菜單里面找到“工具”,依次執(zhí)行“信函與郵

件”→“郵件合并”,這樣, 就可以在工作區(qū)域里面使用“合并郵件工具欄”了, 如下圖, 找到工具欄, 選擇“打開數(shù)據(jù)源”按鈕, 點擊！

上一步點擊以后, 彈出“選擇數(shù)據(jù)源”對話框, 如下圖, 找到你欲批量打印的EXCEL 文件即可！

選擇好EXCEL 文件以后, 還需要選擇EXCEL 文件的工作表, 在這里, 我們選擇第一張工作表, 即"Sheet1$",之后點擊確定即可！

數(shù)據(jù)源選擇好之后, 這個時候, 在WORD 文檔里面是空白的, 此時, 我們需要插入域, 插入域的功能就是在WORD 文檔中相應(yīng)位置顯示Excel 相應(yīng)數(shù)據(jù);

首先, 先在WORD 文檔里面相關(guān)位置輸好諸如：姓名：班級： 總分：等字樣, 之后就可以在其后面插入域了！

點擊工具欄上的相關(guān)按鈕, 如下圖紅線圈住的按鈕, 彈出對話框！

如上圖, 根據(jù)相關(guān)信息和相關(guān)位置選擇不同的域名稱, 在這里我們選擇“班級”！之后點插入即可完成操作！

如果存在多個字段, 那么我們就需要插入多個域, 插入方法與上面的相同, 不再介紹！

插入域之后, 這個時候, 你是無法看到相應(yīng)數(shù)據(jù)的, 你只能看到如上圖中的<<姓名>>這樣的文字, 而看不到具體的姓名！

要想查看具體數(shù)據(jù), 就請參考下圖, 在工具欄中找到“查看合并數(shù)據(jù)”按鈕點一下, 就可以看到數(shù)據(jù)了！

好了, 到此就結(jié)束了, 上述完成以后, 在工具欄中會找到一個數(shù)據(jù)集操作按鈕, 點擊相關(guān)按鈕, 即可實現(xiàn)批量打印