東北地區(qū)省級檔案信息網(wǎng)站建設(shè)分析姓名：張賀苗 班級：09檔案 學(xué)號：2009409056【摘 要】本文闡述了建設(shè)檔案信息網(wǎng)站對檔案事業(yè)的發(fā)展和檔案信息資源開發(fā)利用的重要價值，介紹了東北地區(qū)省

東北地區(qū)省級檔案信息網(wǎng)站建設(shè)分析

姓名：張賀苗 班級：09檔案 學(xué)號：2009409056

【摘 要】本文闡述了建設(shè)檔案信息網(wǎng)站對檔案事業(yè)的發(fā)展和檔案信息資源開發(fā)利用的重要價值，介紹了東北地區(qū)省級檔案信息網(wǎng)站的建設(shè)現(xiàn)狀，將三省檔案信息網(wǎng)站基本信息進行了詳細(xì)對比分析，提出了如何優(yōu)化檔案信息網(wǎng)站的幾點建議。

【關(guān)鍵詞】檔案信息網(wǎng)站 環(huán)渤海地區(qū) 省級檔案信息網(wǎng)

隨著時代的發(fā)展與進步，網(wǎng)絡(luò)在人類社會的經(jīng)濟、政治、文化發(fā)揮咱中所發(fā)揮的作用越來越大，網(wǎng)絡(luò)為信息的流通提供了一條高速公路。整個社會信息化的發(fā)展促進了檔案信息網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展，檔案信息網(wǎng)站已經(jīng)逐漸成為實現(xiàn)檔案信息化的主要途徑，成為了信息時代檔案事業(yè)發(fā)展的必然需要。許多省份也都緊跟時代潮流建立了自己的檔案信息網(wǎng)站，檔案網(wǎng)站已經(jīng)成為檔案界關(guān)注的焦點。

一、建設(shè)檔案網(wǎng)站的意義

1提高檔案信息資源共享程度。檔案信息網(wǎng)是以互聯(lián)網(wǎng)為工作平臺的，它通過對檔案信息數(shù)字化和建立數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息資源的重新整合。這種整合打破了原始的檔案館提供服務(wù)時所受時間、空間的限制。這有助于廣大用戶全面系統(tǒng)便捷的利用檔案，擴大檔案信息利用范圍，提高檔案信息的共享度。

2創(chuàng)新檔案信息服務(wù)實現(xiàn)途徑。檔案館以用網(wǎng)絡(luò)這一載體可以突破傳統(tǒng)體制的束縛，網(wǎng)上檔案信息可以24小時為公眾服務(wù)，便于利用者隨時隨地、無須長途跋涉就能獲得所需信息，也無須檔案人員不斷到庫房調(diào)卷就閱讀到大量的檔案信息。同時還可以通過網(wǎng)站的交流平臺輕松實現(xiàn)與用戶的直接交流，實現(xiàn)互動。實現(xiàn)了檔案館信息服務(wù)由被動向主動的轉(zhuǎn)變，有利于檔案館擴大服務(wù)范圍，拓寬服務(wù)領(lǐng)域，實現(xiàn)檔案價值最大化。

3起到宣傳窗口的作用?？梢哉f，多年來檔案館的工作一直是在沉默中進行的，做的好與壞都沒有人來評論。因為檔案館很少對自己做任何宣傳，外界對檔案館知之甚少。這種局面不僅使檔案館的工作積極性受到打擊，更重要的是公眾對檔案館的不了解直接導(dǎo)致對檔案的不重視，導(dǎo)致對檔案的不利用。建立檔案網(wǎng)站，不僅可以給用戶提供便捷利用檔案的途徑，同時也可以對檔案館、檔案事業(yè)進行很好的宣傳，使廣大用戶樹立檔案意識，加深對檔案價值的認(rèn)識。這樣可以實現(xiàn)檔案部門與用戶的雙贏。

二、東北三省檔案網(wǎng)站基本信息

“越是經(jīng)濟發(fā)達(dá)的地區(qū)，檔案事業(yè)做得越好。”據(jù)筆者了解，這一說法在檔案界很是流行。作為我國重點經(jīng)濟發(fā)展區(qū)的東北地區(qū)在國民經(jīng)濟發(fā)展中占有著極其重要的地位，它主要包括黑龍江、吉林省、遼寧省等省，它們在檔案信息網(wǎng)站建設(shè)方面都取得了一定的成就，但是，同時也還有許多有待進一步發(fā)展的地方。

筆者通過網(wǎng)站瀏覽的方式，對這三個檔案網(wǎng)站進行了統(tǒng)計分析，得到了它們的網(wǎng)站基本信息。

1

1網(wǎng)站欄目設(shè)置。欄目的設(shè)置是對網(wǎng)站信息數(shù)量和質(zhì)量的直觀反映同時也是體現(xiàn)網(wǎng)站建設(shè)水平的重要方面。筆者對三省檔案網(wǎng)站的一級欄目和二級欄目進行了調(diào)查，從一個側(cè)面了解到了三省檔案網(wǎng)站欄目的設(shè)置情況，如下表所示：

表1

從上表可知，東北三省檔案信息網(wǎng)中，遼寧省的一級欄目和二級欄目總數(shù)排名第一，其中二級欄目也遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過黑龍江和吉林位列第一；吉林省一級欄目遠(yuǎn)遠(yuǎn)少于黑龍江省和遼寧省，二級欄目基本與黑龍江持平，因此總排名第三。一級欄目在網(wǎng)站的首頁出現(xiàn)，直觀醒目，是網(wǎng)站內(nèi)容的初級反映。二級欄目是對一級欄目的延伸和拓展，往往具有更多實質(zhì)性的內(nèi)容。欄目設(shè)置并非越多越好。評價網(wǎng)站欄目設(shè)置的質(zhì)量要看具體的欄目名稱、欄目所包含的內(nèi)容、欄目對網(wǎng)站價值實現(xiàn)的重要程度以及是否有創(chuàng)新等。

通過對三省檔案信息網(wǎng)的認(rèn)真瀏覽分析，筆者得出三者欄目設(shè)置之間最典型的共同之處就是功能相似欄目多，且都為一級欄目。如局館長致辭、局館介紹、政策法規(guī)、地區(qū)風(fēng)貌等，筆者同時也瀏覽了國內(nèi)其他一些省級檔案網(wǎng)站發(fā)現(xiàn)也都有類似現(xiàn)象。筆者認(rèn)為，檔案網(wǎng)站最根本的目的是為用戶提供利用，方便用戶更好的查找利用檔案。對檔案館進行宣傳只能算做冰山一角，沒必要在一級欄目中占據(jù)大篇幅，在網(wǎng)站首頁占有大版塊，這樣容易形成本末倒置的局面，影響用戶對檔案的利用。應(yīng)該把主要精力和資源放在檔案檢索等具有實質(zhì)性的欄目上。

2檔案網(wǎng)站利用率。提供檔案利用服務(wù)時檔案網(wǎng)站的主要功能，檔案網(wǎng)站的利用率直接反映網(wǎng)站的建設(shè)水平。對檔案網(wǎng)站的利用情況，筆者主要從兩個方面來進行衡量，即檔案網(wǎng)站日訪問量和網(wǎng)站檢索功能。

2.1檔案網(wǎng)站日訪問量。筆者通過瀏覽網(wǎng)站得知三省檔案網(wǎng)站均提供網(wǎng)站總訪問量，并且筆者分別于2012年5月29日和6月1日對三省檔案網(wǎng)站進行了訪問，那么三省檔案網(wǎng)站的日訪問量的計算公式則為：日訪問量（人/天）=（第二次訪問時訪問人數(shù)—第一次訪問時訪問總?cè)藬?shù)）/兩次訪問間隔天數(shù)。根據(jù)公式計算得出：

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表2 從上表不難得出，三省當(dāng)中，日訪問量最最高的為遼寧省檔案信息網(wǎng)達(dá)到了500人/天以上，遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過了黑龍江和吉林。在這里要說明的是之所以遼寧省的總訪問量排名最低，是因為遼寧省檔案信息網(wǎng)在2010年進行了全新改版，遼寧省檔案信息網(wǎng)改版之后迅速以其典雅大氣的風(fēng)格、豐富專業(yè)的內(nèi)容、積極和諧的互動、務(wù)實的應(yīng)用得到了社會各界的認(rèn)同。日訪問量位居第一是最好的說明。但是總體來看，東北地區(qū)省級檔案網(wǎng)站的日訪問量是較低的，這也說明檔案網(wǎng)站的利用率較低，檔案信息網(wǎng)的價值未得到充分發(fā)揮。

2.2檢索功能的實現(xiàn)。在檔案網(wǎng)站上直接進行檢索是用戶利用檔案網(wǎng)站查找利用所需檔案的最直接最常用的手段。檢索途徑的多寡、響應(yīng)時間的長短、檢索操作的易難都直接關(guān)系著檔案網(wǎng)站檢索功能的實現(xiàn)，關(guān)系著檢索效果，進而關(guān)系到用戶對網(wǎng)站的滿意度。

筆者通過對三個檔案網(wǎng)站逐一進行檔案查詢，并總結(jié)查詢結(jié)果，從而對三省檔案網(wǎng)站的檢索功能有了系統(tǒng)了解。其中，需指出的是黑龍江省檔案信息網(wǎng)首頁有浮動圖標(biāo)“新版網(wǎng)站測試入口”，但是筆者對其進行點擊卻無法訪問。在黑龍江省檔案信息網(wǎng)中按時間查詢，可得到檔案的檔案代碼、全宗號、目錄號、卷宗號、文件號和文件時間，同時也可以直接按其分類進行查詢，但兩種查詢方法的結(jié)果都不盡如人意，多數(shù)只能查找到全宗目錄或文件目錄，很少能查找到檔案全文，而且想要收聽收看視頻檔案還必須下載播放插件。遼寧省檔案信息網(wǎng)在改版之后，它以館藏資源為基礎(chǔ)，按館藏檔案類別劃分為“館藏檔案”、“專題檔案”、“民生檔案”、“查閱平臺”四個專題欄目，提供智能模糊搜索，在查詢時只需要輸入關(guān)鍵詞即可在四個專題范圍內(nèi)查閱到所需的檔案信息，查詢結(jié)果既有文件目錄也有檔案全文。吉林省檔案信息網(wǎng)提供的檢索入口有標(biāo)題、內(nèi)容、關(guān)鍵詞、發(fā)布時間等，輸任一之后即可以查到所需檔案?？傮w來講，三省當(dāng)中，檔案網(wǎng)站的檢索功能最強的是遼寧省，黑龍江省和吉林省檔案網(wǎng)站的檢索功能都有待于加強，尤其是在檢索途徑方面。

通過上文對三個網(wǎng)站的日訪問量和檢索功能的統(tǒng)計分析，我們不難得出三省當(dāng)中，遼寧省檔案網(wǎng)站的利用效率是最好的，吉林省和黑龍江省都應(yīng)該借鑒學(xué)習(xí)其經(jīng)驗。

2.3互動平臺。

檔案網(wǎng)站的建設(shè)和利用不應(yīng)該是檔案部門自己唱獨角戲，必須與用戶進行及時的溝通建立密切的聯(lián)系。通過瀏覽網(wǎng)站頁面可知三省檔案網(wǎng)站的互動平臺有明顯的共同之處，這主要體現(xiàn)在互動類欄目設(shè)置上，三個網(wǎng)站與用戶聯(lián)系的途徑共同的是提供郵寄地址、

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E-mail 、電話。其中，遼寧省檔案網(wǎng)站的亮點表現(xiàn)在它設(shè)有蘭臺論壇欄目，在這里用戶可以通過留言等進行互相之間的交流，也可以和檔案網(wǎng)站的人員進行在線溝通，這是緊跟時代步伐的。另外，吉林省檔案信息網(wǎng)也設(shè)有留言板欄目，但是至今留言為0條，留言板形同虛設(shè)。黑龍江省則只是前文所提的三者共同的傳統(tǒng)聯(lián)系方式，沒有新型的互動平臺。

另外，筆者認(rèn)為互動不應(yīng)只包括檔案網(wǎng)站和用戶之間的互動，網(wǎng)站與網(wǎng)站之間，網(wǎng)站與其它相關(guān)部門之間也應(yīng)該積極互動，目前主要體現(xiàn)為友情鏈接。三省檔案網(wǎng)站均設(shè)有友情鏈接欄目，鏈接對象大同小異，相同的有鏈接有其它省級檔案網(wǎng)站、本省的各級檔案網(wǎng)站及政府網(wǎng)站等。值得一提是遼寧檔案信息網(wǎng)的友情鏈接中有其他相關(guān)部門鏈接，說明檔案網(wǎng)站建設(shè)理念已經(jīng)發(fā)生了轉(zhuǎn)變。

三、優(yōu)化檔案信息網(wǎng)建設(shè)的建議

1合理規(guī)劃欄目，注重實用性。在進行欄目設(shè)置時，要從大局出發(fā)，以檔案網(wǎng)站的建設(shè)目的為指向?？梢圆扇∠嚓P(guān)欄目合并、失效欄目撤除、重點欄目突出、新型欄目增設(shè)的措施，使網(wǎng)頁版面分布更合理，板塊設(shè)計更優(yōu)質(zhì)，資源分配更科學(xué)。

2重視網(wǎng)站技術(shù)維護，完善服務(wù)水平。檔案網(wǎng)站的建立很重要，但是日常維護也是必不可少的。加強日常維護不僅可以保證網(wǎng)站的安全，同時還可以及時發(fā)現(xiàn)網(wǎng)站中已存的或潛在的影響服務(wù)水平的技術(shù)問題，比如，友情鏈接無法打開等種種問題，及早做出處理。

3處理好網(wǎng)站的標(biāo)準(zhǔn)化和多元化關(guān)系。在我國現(xiàn)行體制下，進行檔案網(wǎng)站建設(shè)必然要遵守統(tǒng)一的建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，然而事物都是有也應(yīng)有其特殊性的。標(biāo)準(zhǔn)化和多元化并不沖突，它們是互相補充，相輔相成的關(guān)系。我們進行檔案網(wǎng)站建設(shè)可以采取按統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)進行框架建設(shè)，然后在基礎(chǔ)上進行個性化開發(fā)，突出地方特色，展現(xiàn)自己的亮點與個性。

4堅持以人文本，強化服務(wù)理念。檔案網(wǎng)站的建設(shè)不僅僅是為了為檔案部門做宣傳，它更重要的價值在于充分利用館（室）藏檔案信息資源為社會各界提供利用，實現(xiàn)檔案信息 資源的價值。在進行檔案網(wǎng)站建設(shè)時應(yīng)以用戶需求為先，從用戶的角度去考慮問題。比如，在制定檢索策略時必須考慮到一般用戶的檔案知識水平和檢索習(xí)慣等，提供人性化的檢索途徑。

參考文獻(xiàn)：