網(wǎng)友解答: 文字作為傳達(dá)信息的主要載體在PPT中的作用至關(guān)重要。這一節(jié)我們來了解PPT文字排版中三個(gè)有用的工具，文字排版中的一些基本技巧，大段文字的精簡提煉方法。 一、 文字排版的三個(gè)有

文字作為傳達(dá)信息的主要載體在PPT中的作用至關(guān)重要。這一節(jié)我們來了解PPT文字排版中三個(gè)有用的工具，文字排版中的一些基本技巧，大段文字的精簡提煉方法。 一、 文字排版的三個(gè)有用工具 在介紹文字排版之前我們先來了解PPT三個(gè)有用的工具：母版和幻燈片版式、項(xiàng)目列表和編號(hào)、網(wǎng)格線和參考線。 母版和幻燈片版式 幻燈片母版，是存儲(chǔ)有關(guān)應(yīng)用的設(shè)計(jì)模板信息的幻燈片，包括字形、占位符大小或位置、背景設(shè)計(jì)和配色方案。幻燈片母版的目的是使您進(jìn)行全局更改字體和項(xiàng)目符號(hào)，背景圖片和配色，占位符的位置、大小和格式等，并使該更改應(yīng)用到演示文稿中的所有幻燈片。 要設(shè)計(jì)一個(gè)幻燈片母版，通過菜單“視圖”→“母版”→“幻燈片母版”即可進(jìn)入幻燈片母版編輯視圖。 幻燈片版式與母版不同的是，版式是每一頁的一種結(jié)構(gòu)模型，可以每一頁都按照相同的結(jié)構(gòu)去填充內(nèi)容，也可以各頁不相同，而母版是一種帶有相同格式設(shè)置及版面結(jié)構(gòu)設(shè)置的"統(tǒng)一版式"。 項(xiàng)目符號(hào)和編號(hào) 項(xiàng)目符號(hào)和編號(hào)用來顯示文字或段落的層級(jí)結(jié)構(gòu)，或是一些并列觀點(diǎn)的列表，項(xiàng)目符號(hào)和編號(hào)的區(qū)別是，符號(hào)是所有列表統(tǒng)一使用同一符號(hào)，而編號(hào)則按順序（如數(shù)字、羅馬數(shù)字、英文字母、中文數(shù)字等）顯示列表。 網(wǎng)格線和參考線 在PPT排版設(shè)計(jì)過程中，我們很難通過肉眼觀察各個(gè)元素是否對齊，但有了網(wǎng)格線和參考線我們就能將文字、圖片和表格等元素準(zhǔn)確對齊。在PowerPoint2003默認(rèn)情況下參考線和網(wǎng)格線并未打開，我們可以通過菜單中的“視圖”→“網(wǎng)格和參考線”打開網(wǎng)格線和參考線設(shè)置窗口： 如果你希望排版對象和網(wǎng)格、其他對象自動(dòng)貼齊，請選擇第一、二項(xiàng)，而第三、四項(xiàng)則是在屏幕上顯示網(wǎng)格線和參考線，其中網(wǎng)格線的間距可以通過下拉列表更改其值。 二、文字排版技巧 突出關(guān)鍵詞和重點(diǎn) 在幻燈片的內(nèi)容組織上，確保每頁都有一個(gè)鮮明的觀點(diǎn)，并將重點(diǎn)突出出來。PowerPoint是幻燈片的英文寫法，由Power和Point組成。其中Power指“有能量、重量”，Point意為“點(diǎn)”，概括起來就是“有重量的點(diǎn)”，即“重點(diǎn)”。PowerPoint軟件的特點(diǎn)就是觀點(diǎn)鮮明（Point），突出重點(diǎn)（Power）。也就是說，只有把Power和Point都做好，才能稱之為真正的幻燈片。 如何在具體的排版中顯示重點(diǎn)呢，請謹(jǐn)記以下幾點(diǎn)： 一頁P(yáng)PT中不超過7個(gè)概念 不要換行 可省略全部標(biāo)點(diǎn)符號(hào)和連接詞 慎用英文縮寫 只用一層縮進(jìn)小標(biāo)題 文字內(nèi)容不要超過10~12行 不用傾斜或過于藝術(shù)化的字體 設(shè)置合適的字體和字號(hào) 每種常見的中文字體都有其自身特色，宋體嚴(yán)謹(jǐn)，適合正文，顯示最清晰；黑體莊重，適合標(biāo)題，或者強(qiáng)調(diào)區(qū)；隸書楷體，藝術(shù)性強(qiáng)，不適合投影，如果我們善于利用字體的特色，就能設(shè)計(jì)出美觀大方的PPT。字體運(yùn)用上最好控制在兩種字體以內(nèi)，因?yàn)橥粋€(gè)幻燈片中字體越多，我們越不容易掌控其風(fēng)格。 字號(hào)選擇上，我們盡可能在頁面排版容量限制下選擇更大的字體，因?yàn)榛脽羝拖駪敉鈴V告一樣，是遠(yuǎn)距離給觀眾看的，字體太小距離過遠(yuǎn)就無法清晰辨識(shí)。 文字排版中的六個(gè)一致 要想將文字排版的既美觀大方，又和諧統(tǒng)一，請盡量遵照這六個(gè)統(tǒng)一來進(jìn)行： 一致的字體：在一個(gè)PPT中盡量選擇少的字體，最多標(biāo)題用一種字體，正文用一種字體； 一致的大?。涸O(shè)置標(biāo)題和正文的字體，我們就可以通過字號(hào)來控制不同層級(jí)字體的大小，從而讓觀眾能通過字號(hào)大小清晰地掌握PPT的層次結(jié)構(gòu)； 一致的字型：字型一詞源于鉛字印刷，指具有同一基本設(shè)計(jì)字形圖像的集合，在計(jì)算機(jī)領(lǐng)域特指字體文件，也就是我們常說的”字庫”。該詞用于鉛字印刷時(shí)，包含的基本信息有字形、字體、字模尺寸等，不同字模尺寸的相同字體，在鉛字印刷領(lǐng)域被認(rèn)為是不同的字型。而當(dāng)表示為電腦字庫時(shí)，包含的基本信息有字庫格式、字符集標(biāo)準(zhǔn)、字形、字體。在PPT制作過程中，要保持通篇字型的一致； 一致的符號(hào)：在文字排版中，要用到各種排版符號(hào)，如標(biāo)點(diǎn)、特殊字符、列表符號(hào)等，在使用中盡量保持一致； 一致的顏色：在文字顏色選擇方面既要考慮到醒目、清晰、又要與頁面內(nèi)的其它對象保持色調(diào)統(tǒng)一； 一致的關(guān)鍵詞：在文字關(guān)鍵詞的概括上，我們會(huì)在下邊的內(nèi)容中講到。 三、 精簡文字提煉觀點(diǎn)的方法 在制作PPT時(shí)，遇到大段長文本，我們主要經(jīng)過以下三個(gè)步驟完成文字的精簡和提煉觀點(diǎn)：梳理?xiàng)l理和邏輯，抓取關(guān)鍵詞和短句，將文字形象化。我們以美國《實(shí)驗(yàn)動(dòng)物管理和使用指南》（以下簡稱《指南》）第56頁的一段話為例，向你展示如何精簡文字提煉觀點(diǎn)，原文如下： 通風(fēng)措施的主要目的是提供合適的空氣質(zhì)量和穩(wěn)定的環(huán)境。具體來說通風(fēng)措施可以：提供足夠的氧氣；排出因動(dòng)物或工作人員呼吸、照明和設(shè)備運(yùn)轉(zhuǎn)而產(chǎn)生的熱負(fù)荷；稀釋氣態(tài)或粒態(tài)的污染物（包括過敏源和病原體）；調(diào)節(jié)室內(nèi)空氣溫濕度，以及在需要時(shí)，在相鄰空間間形成定向壓差 梳理邏輯結(jié)構(gòu)和條理： 這是分析通風(fēng)的作用的，說明通風(fēng)能夠給動(dòng)物的飼養(yǎng)環(huán)境帶那些好處； 這幾個(gè)觀點(diǎn)是并列式的，即相互之間是平行的邏輯關(guān)系； 整句的語法結(jié)構(gòu)統(tǒng)一：前面使用動(dòng)詞（提供、排出、稀釋、調(diào)節(jié)、形成），緊跟形容詞或要描述的主體（“足夠”、“因動(dòng)物或工作人員呼吸、照明和設(shè)備運(yùn)轉(zhuǎn)而產(chǎn)生的”、“氣態(tài)或粒態(tài)的”、“室內(nèi)空氣”、“相鄰空間”），最后是名詞（下文中用橙色標(biāo)注的關(guān)鍵詞） 提供足夠的氧氣； 排出因動(dòng)物或工作人員呼吸、照明和設(shè)備運(yùn)轉(zhuǎn)而產(chǎn)生的熱負(fù)荷； 稀釋氣態(tài)或粒態(tài)的污染物（包括過敏源和病原體）； 調(diào)節(jié)室內(nèi)空氣溫濕度； 在相鄰空間間形成定向壓差 刪減不必要的文字： 原因性文字：文章中使用的“因?yàn)椤?、“由于”、“基于”等詞語表述原因，但實(shí)際上，我們強(qiáng)調(diào)的卻是結(jié)果，也即“所以”、“于是”后面的文字。所以，原因性的文字我們一般都是刪除，只保留結(jié)果性文字。如上文中的“因動(dòng)物或工作人員呼吸、照明和設(shè)備運(yùn)轉(zhuǎn)而產(chǎn)生的” 解釋性文字：文章中我們常常在一些關(guān)鍵詞后面加上冒號(hào)、括號(hào)等，用以描述備注、補(bǔ)充、介紹等解釋性文字，而在PPT中，這些話往往由演示者口頭表達(dá)即可，不必占用PPT的篇幅。如上文中的“（包括過敏源和病原體）” 重復(fù)性文字：為了文章的連貫性和嚴(yán)謹(jǐn)性，我們常常使用一些重復(fù)性文字。如在第一段我們會(huì)講“十分鐘學(xué)習(xí)是一個(gè)……”，第二段我們還會(huì)講“十分鐘學(xué)習(xí)是一個(gè)……”，第三段可能我們還會(huì)以“十分鐘學(xué)習(xí)是一個(gè)……”開頭。這類相同的文字如果全部放在PPT里就變成了累贅。 輔助性文字： 在文章中我們還經(jīng)常使用“截至目前”、“已經(jīng)”、“終于”、“經(jīng)過”、“但是”、“所以”等詞語，這些都是輔助性文字，主要是為了讓文章顯得完整和嚴(yán)謹(jǐn)。而PPT需要展現(xiàn)的是關(guān)鍵詞、關(guān)鍵句，不是整段的文字，當(dāng)然就不需要這些輔助性的文字了。 鋪墊性文字：在文章中我們經(jīng)常見到“在上級(jí)機(jī)關(guān)的正確領(lǐng)導(dǎo)下”、“經(jīng)過2010年全體員工的團(tuán)結(jié)努力”、“根據(jù)2009年年度規(guī)劃”等語句，這些只是為了說明結(jié)論而進(jìn)行的鋪墊性說明，在PPT中，這些只要演示者口頭介紹就行了。 抓取關(guān)鍵詞和短句： 經(jīng)過上邊的刪減，我們就很容易能夠抓取到這段文字的關(guān)鍵詞和短句，我們一般所說的關(guān)鍵詞是指不超過四個(gè)字的詞語，短句是不超過八個(gè)字的短語，上邊的文字經(jīng)過刪減和抓取得到的關(guān)鍵詞和短句如下： 氧氣 熱負(fù)荷 污染物 溫濕度 定向壓差 如果你現(xiàn)在把這幾個(gè)觀點(diǎn)列在PPT中不光清晰明了，也顯得很專業(yè)，當(dāng)然抓取關(guān)鍵詞和短句之后，還有更直觀的辦法，那就是形象化。 使用形象化和素材： 將以上列出的關(guān)鍵詞，按照邏輯結(jié)構(gòu)使用圖片、圖表、影音文件等素材形式表現(xiàn)出來，使觀點(diǎn)更形象化，聽眾也更容易接受。

圖片簡潔一點(diǎn)比較好，色彩不要太多，可以選擇卡通、水墨或者簡單大方的圖片。

字大一點(diǎn)，盡量只列重點(diǎn)、標(biāo)題或者關(guān)鍵字句，大約不超過版面三分之一。

整體搭配要有個(gè)主題，比如藍(lán)黑的系列可以用于商務(wù)，橙黃的活力可以用于推薦產(chǎn)品等等……