文員需要熟悉那些方面的知識(shí)？文員主要注意工作是不能復(fù)印、打字、傳真、寫文稿、做PPT等。所以通常是需要掌握到的就是office辦公軟件（Word、Excel、PPT）相關(guān)的知識(shí)，要能熟練不使用這些軟件

文員需要熟悉那些方面的知識(shí)？

文員主要注意工作是不能復(fù)印、打字、傳真、寫文稿、做PPT等。所以通常是需要掌握到的就是office辦公軟件（Word、Excel、PPT）相關(guān)的知識(shí)，要能熟練不使用這些軟件來完成工作。比如就是要掌握到打印機(jī)的按裝和連接、電腦簡(jiǎn)單點(diǎn)故障的先排除等。

如何利用Excel快速錄入基本信息？

非常感謝邀請(qǐng)，今天雷哥跟大家能分享幾種方法，實(shí)現(xiàn)Excel飛快數(shù)據(jù)錄入基本信息。

1.可以使用Tab鍵移動(dòng)，以免用方向鍵出現(xiàn)閑雜無勤奮用功使用鍵盤上的Tab鍵并且移動(dòng)，盡量的避免用方向鍵移動(dòng)。

舉個(gè)例子不勝感激：

需要逐行數(shù)據(jù)錄入數(shù)據(jù)，題中在第3行由前到后錄入序號(hào)，姓名，部門，進(jìn)公司年月日，

如果建議使用方向鍵向右移動(dòng)，在錄完第3行的入職年月日D3單元格之后，按回車鍵，光標(biāo)就到D4單元格，要是一直錄入數(shù)據(jù)還得原先回到A3單元格；

但是要是不使用Tab鍵向右移動(dòng)，在錄完第3行的入職年月日D3后，首先按住回車鍵，光標(biāo)就會(huì)直接到A4單元格，那樣的話更方便些繼續(xù)錄入系統(tǒng)數(shù)據(jù)，大量錄入數(shù)據(jù)時(shí)效率提高不少，詳情見動(dòng)圖。

2.數(shù)據(jù)驗(yàn)證（Excel2013之前叫數(shù)據(jù)有效性）：延后設(shè)置，省時(shí)省力

數(shù)據(jù)驗(yàn)證其次也能會(huì)減少出現(xiàn)錯(cuò)誤數(shù)據(jù)的錄入電腦，別外一方面也也能提升工作效率。

假如輸入性別時(shí)，這個(gè)可以在輸入輸入之前參與數(shù)據(jù)驗(yàn)證操作，真接通過選擇類型即可，不要再人工錄入，操作方法:：

step：【數(shù)據(jù)】→【數(shù)據(jù)驗(yàn)正】→【不允許（選擇“序列”）】→【來源】處輸入“男,女”，盡量逗號(hào)為英文狀態(tài)下的逗號(hào)，可參考動(dòng)圖。

3.【Alt↓】：顯示前面錄入過的內(nèi)容

數(shù)據(jù)驗(yàn)證是依據(jù)巳經(jīng)變量的特定情況進(jìn)行設(shè)置中的，而【Alt↓】的快捷鍵是可以飛快調(diào)取錄像前面錄入電腦過的內(nèi)容。也就是說，已經(jīng)錄入數(shù)據(jù)若干信息，再往后面錄入系統(tǒng)時(shí)可能會(huì)是跟前面一樣，半自動(dòng)錄入電腦比較好麻煩您，也可以不使用該快捷鍵，詳見動(dòng)圖。

4.再填充錄入電腦

1)復(fù)制單元格的填充右鍵點(diǎn)擊單元格右下角的“”

數(shù)據(jù)圖案填充的時(shí)候，經(jīng)常會(huì)建議使用的操作應(yīng)該是鼠標(biāo)右鍵點(diǎn)擊單元格，把鼠標(biāo)天翼到右下角，當(dāng)鼠標(biāo)圖案轉(zhuǎn)成黑色之后，右擊鼠標(biāo)來填充數(shù)據(jù)。數(shù)據(jù)填充一般來說包括了復(fù)制單元格、填充后序列、僅圖案填充格式、不帶格式再填充、飛速填充后。不同類別的數(shù)據(jù)，在做數(shù)據(jù)再填充的時(shí)候，也會(huì)有有所不同的默認(rèn)值。比如說文字，右鍵點(diǎn)擊填充是默認(rèn)圖片文件夾單元格，詳情見動(dòng)圖。

2)【CTRLE】飛快智能批量打印填充錄入

EXCEL的【CTRLE】飛速智能填充，也可以“感受”到我們的需要，有一定的智能性，當(dāng)鍵入數(shù)據(jù)太少難以“感受”到我們的意圖時(shí)候，可以不再鍵入若干數(shù)據(jù)，等到能”很清楚”我們的意圖。

或者號(hào)碼已錄入，現(xiàn)在想錄入電腦分幅總是顯示的，重新錄入電腦挺麻煩，這個(gè)可以用飛速填充后，詳情請(qǐng)見動(dòng)圖。

3)定位條件與【CTRLENTER】的超級(jí)生克制化：定位條件后，批量錄入數(shù)據(jù)同時(shí)的數(shù)據(jù)

的或進(jìn)公司年月日這一列定位空白單元格，完全批量再填充為“進(jìn)公司時(shí)間未知”：

step：CTRLG組合鍵或則真接按F5，直接點(diǎn)擊【定位條件】→選擇【空值】→再輸入“入職時(shí)時(shí)間未知”→【CTRL ENTER】，詳情請(qǐng)見動(dòng)圖。

4）序號(hào)急速可以設(shè)置

需要錄入電腦大量序號(hào)時(shí)，是可以延后錄入系統(tǒng)序號(hào)，盡量的避免個(gè)個(gè)再輸入；

方法：點(diǎn)擊【又開始】→【可以編輯】中的【填充】下拉框，選擇【序列】，按照需求參與你選擇需要填寫，詳情見動(dòng)圖。

5.其他錄入系統(tǒng)技巧

1）單元格格式晚幾天設(shè)定好

.例如，再輸入號(hào)碼再然后輸入的話，易讀性差，因?yàn)樵谌缓筝斎氲臅r(shí)候偶爾會(huì)會(huì)按結(jié)構(gòu)3-4-4的格式。諸如13112345678，是會(huì)再輸入131-1234-5678。

方法：右擊設(shè)置中單元格格式（的或快捷鍵【CTRL1】）→【自定義】處輸入000-0000-0000→輸入號(hào)碼即可，見下文動(dòng)圖。

2）多個(gè)0的錄入電腦

在數(shù)據(jù)錄入一些比較比較大型手機(jī)的數(shù)字時(shí)肯定會(huì)經(jīng)常會(huì)會(huì)用到，比如我們錄入60000000的時(shí)候，的原因0都很多，可能總是肯定會(huì)錄錯(cuò)。因?yàn)?，一個(gè)比較好很簡(jiǎn)單做法是然后輸入6**7(再注意：系統(tǒng)設(shè)置單元格格式為“常見”)，詳情見動(dòng)圖。

3）大量小數(shù)錄入：延后設(shè)置

必須連續(xù)鍵入大量小數(shù)，可以不晚幾天修改，盡量的避免不斷地地按小數(shù)點(diǎn)。

方法：【文件】→【選項(xiàng)】→【中級(jí)】→【小數(shù)】位數(shù)處去設(shè)置，詳情見動(dòng)圖。

4）英文字母金額“錄入系統(tǒng)”

有時(shí)候要錄入大寫金額，總之用不著個(gè)個(gè)然后輸入小寫漢字，顯示成字母即可。

這里雷哥只舉例一種方法：全選區(qū)域→右擊可以設(shè)置單元格格式（或是快捷鍵【CTRL1】）→【普通】→選擇【中文字母數(shù)字】，詳情請(qǐng)見動(dòng)圖。

系統(tǒng)的總結(jié)：

麻煩問下Excel錄入基本信息的急速方法，雷哥能介紹了快捷鍵法（【CTRLE】,TAB鍵，【Alt往上方向鍵】等），快速填充/智能填充法，不提前設(shè)定法(設(shè)置中單元格格式、設(shè)置文件選項(xiàng)、數(shù)據(jù)驗(yàn)證設(shè)定、填充修改），多加練習(xí)并手中掌握后，錄入數(shù)據(jù)能力將有所修為提升。

感謝大家打聽一下【頭條送書小王子】雷哥office，每周有送書/彼此分享職場(chǎng)辦公神技，希望我的多多分享這個(gè)可以增強(qiáng)大家工作效率，從此不加班~今年雷哥也付費(fèi)帶走了70本書