檔案管理規(guī)定與流程？目的：成立公司檔案立卷、歸檔、整理好、借用、全部銷毀等程序，必須保證公司檔案發(fā)下、品種齊全、有效利用。1、檔案定義及審批權(quán)限：1.1檔案：檔案是指公司從事外貿(mào)經(jīng)營、管理工作中無法形

檔案管理規(guī)定與流程？

目的：成立公司檔案立卷、歸檔、整理好、借用、全部銷毀等程序，必須保證公司檔案發(fā)下、品種齊全、有效利用。

1、檔案定義及審批權(quán)限：

1.1檔案：檔案是指公司從事外貿(mào)經(jīng)營、管理工作中無法形成的，對企業(yè)和社會(huì)有利用與保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像、實(shí)物等有所不同形式與載體的歷史記錄。

1.2借閱：本流程所指圖書館借閱為廣義借閱，以及查詢、借閱書籍、彩打等借用。

1.3檔案管理部門：指行政人力部，項(xiàng)目公司辦公室

1.4檔案分級定義：

1.4.1一級檔案：等級為一級，對公司經(jīng)營或風(fēng)險(xiǎn)價(jià)值影響重大的損失的檔案資料

1.4.2二級檔案：能保密等級為二級，對公司經(jīng)營或風(fēng)險(xiǎn)價(jià)值影響不大較大的檔案資料

1.4.3三級檔案：保密等級為三級，對公司經(jīng)營或風(fēng)險(xiǎn)價(jià)值會(huì)影響一般的檔案資料

1.5檔案不使用審批權(quán)限：

1.5.1總經(jīng)理：審批一級檔案在用去申請。

1.5.2行政人力部：分管領(lǐng)導(dǎo)審批二級檔案使用申請及檔案的跨部門協(xié)同在用。

項(xiàng)目公司經(jīng)理：審批項(xiàng)目公司保管的一級和二級檔案使用申請及檔案的跨部門協(xié)同使用。

1.5.3申請人部門經(jīng)理：審批三級檔案使用可以申請。

1.6行政人力部：你們負(fù)責(zé)編制《公司檔案分類分級管理目錄》及檔案管理沒有要求專門負(fù)責(zé)檔案資料的分類、歸檔、鑒定后與保管、借閱圖書、保密、做統(tǒng)計(jì)、完全銷毀等管理，真包含公司收發(fā)的三千多種文件、公司重要的是會(huì)議紀(jì)要等；監(jiān)督、檢查類別繁多檔案的管理情況，對各單位的檔案管理需要提供指導(dǎo)。

2.1檔案分類分級

2.1.1行政人力部提出檔案分類分級及歸檔管理要求，應(yīng)明確檔案的分類、交給我、期限、統(tǒng)一移交責(zé)任部門和密級等，編制《公司檔案分類分級管理目錄》，經(jīng)行政人力部分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，發(fā)各部門和項(xiàng)目公司想執(zhí)行。

2.1.2檔案種類除開，但不遠(yuǎn)遠(yuǎn)超出：

2.1.2.1制度性文件：各項(xiàng)規(guī)章制度、管理辦法等；

2.1.2.2會(huì)議性文件：股東大會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)、總經(jīng)理辦公會(huì)及其他會(huì)議無法形成的材料、會(huì)議記錄、會(huì)議紀(jì)要等；

2.1.2.3計(jì)劃性文件：企業(yè)總體計(jì)劃或規(guī)劃、開發(fā)計(jì)劃、項(xiàng)目計(jì)劃、營銷計(jì)劃、財(cái)務(wù)計(jì)劃等；

2.1.2.4證件性文書資料：法人營業(yè)執(zhí)照、土地許可證、開發(fā)資質(zhì)證、施工許可證、規(guī)劃許可證、預(yù)售許可證、企業(yè)和產(chǎn)品完成各形榮譽(yù)牌匾和證書、達(dá)標(biāo)證書和證明等；

2.1.2.5做了匯報(bào)性文書資料：企業(yè)呈報(bào)各級主管部門的文件資料和相關(guān)統(tǒng)計(jì)表，這些公司領(lǐng)導(dǎo)查找發(fā)言及匯報(bào)材料等；

2.1.2.6聲像資料：前往自學(xué)、考察或外部門提供的，以聲像形式資料記錄過去的各種資料，如照片資料、錄音資料、影像資料等；

2.1.2.7題贈(zèng)性資料：上級領(lǐng)導(dǎo)、友好單位或個(gè)人提供給的題詞、書畫、工藝制品等。

2.1.2.8技術(shù)性資料：類別繁多工程圖紙、竣工資料、驗(yàn)收資料等。

2.1.3公司檔案管理人員負(fù)責(zé)對各自保管的檔案資料接受編號。

2.1.4保管期限：依據(jù)國家檔案局首頁的《關(guān)于機(jī)關(guān)檔案保管期限的規(guī)定》，分為絕版、長期、較長期三種。永久為50年以上，長期為15-50年，短期為15年以下。

2.1.4.1無限制：絕大多數(shù)思想活動(dòng)公司主要職能活動(dòng)和基本是歷史面貌，對本公司有很長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為紫鉆保管。

2.1.4.2長期：絕大部分反映本公司象工作活動(dòng)，在較長時(shí)間內(nèi)對本公司工作有查考憑借價(jià)值的文件材料，列為會(huì)導(dǎo)致保管。

2.1.4.3短期：但凡在較短時(shí)間內(nèi)對本公司有參考用來價(jià)值的文件材料，列為短期保管。

2.2檔案歸檔

2.2.1各部門及各項(xiàng)目公司依據(jù)《檔案分類分級管理目錄》，你們負(fù)責(zé)對本部門日常工作中無法形成的檔案資料通過收集和管理，并編制部門《部門檔案（文件/合同）管理記錄目錄》。

2.2.2相對于必須辦理移交檔案管理部門的資料，各相關(guān)部門應(yīng)按要求進(jìn)行整理好后，并編制《檔案移交目錄》，按《檔案分類分級管理目錄》的規(guī)定一定要及時(shí)向行政人力部/項(xiàng)目辦公室檔案室辦理移交。行政人力部/項(xiàng)目辦公室對檔案通過審核后簽字后，并按規(guī)定對檔案分類、編號、歸檔。各部門及項(xiàng)目公司辦公室須每月底將檔案目錄軟件備份至行政人力部。

2.2.3項(xiàng)目公司解散隊(duì)伍前，項(xiàng)目辦公室須將項(xiàng)目所有檔案移交至公司行政人力部。

2.2.4檔案移交要求：

2.2.4.1辦理移交檔案要需要填寫統(tǒng)一移交清單，暫時(shí)扣押清單一式二份，雙方簽字后后各執(zhí)一份；

2.2.4.2歸檔的文件資料必須發(fā)下、神秘、清楚，交待和批文、印本和底稿、正文和附件可以立放到在一起；

2.2.4.3立卷時(shí)應(yīng)簡潔的語言而簡潔地寫好案卷標(biāo)題，全額事業(yè)好案卷封面，并打印裝訂整齊；

2.2.4.4填寫案卷論罪用碳素黑水鋼筆或毛筆，私自用圓珠筆或鉛筆，字跡應(yīng)不清楚、準(zhǔn)；

2.2.4.5各種實(shí)物檔案（獎(jiǎng)品、獎(jiǎng)杯、錦旗、獎(jiǎng)?wù)?、證書、牌匾、上天的饋贈(zèng)品等）整理歸檔前提是有原件，并達(dá)到其完好；

2.2.4.6聲像檔案的錄制要詳細(xì)記錄事由、時(shí)間、地點(diǎn)、主要人物、背景、攝錄者，歸檔聲像資料需要是原版、原件、模糊、求完整。

2.2.5檔案管理部門去對付各單位部門檔案管理情況進(jìn)行日常檢查、監(jiān)督。

2.3檔案資料的日常管理

2.3.1公司檔案管理人員須明確的國家檔案管理規(guī)定對檔案資料通過立卷、標(biāo)識和保管。

2.3.2部門檔案資料要登記詳細(xì)信息，并編制《部門檔案（文件/合同）管理記錄目錄》，盡快數(shù)據(jù)庫檢索用來。

2.3.3文件資料、合同要現(xiàn)代自然科學(xué)排列，按編號順序貯放于文件盒內(nèi)，并細(xì)加標(biāo)示，兩排排放在檔案柜中。

2.3.4行政人力部或項(xiàng)目辦公室你們負(fù)責(zé)除財(cái)務(wù)類門類豐富檔案資料的形成與歸檔、分類、鑒定后與交回來、借閱、一定要保密、統(tǒng)計(jì)、完全銷毀等管理內(nèi)容。

2.3.5財(cái)務(wù)類的檔案由財(cái)務(wù)部門你們負(fù)責(zé)整理歸檔與交給你。

2.3.6其他部門負(fù)責(zé)咨詢檔案資料的充當(dāng)存底并趕快統(tǒng)一移交行政人力部或項(xiàng)目公司辦公室。

2.4檔案的使用與保密

2.4.1借閱書籍檔案原件限一在檔案室，不能不能帶出，檔案圖書借閱證原則上只借復(fù)印件，檔案使用申請部門須填寫《檔案借閱審批單》，按權(quán)限成功審批程序后，檔案管理部門檔案管理人員填寫《檔案借閱登記表》。

2.4.2借閱的檔案送還時(shí)，要私下點(diǎn)交清楚，如發(fā)現(xiàn)自己遺失或損壞，應(yīng)立馬正式報(bào)告直接上級。

2.4.3借閱檔案只用一次后，應(yīng)及時(shí)處理送還，如將近借閱圖書時(shí)間，須原先可以辦理手續(xù)。

2.4.4借檔人要愛護(hù)檔案，再不擅進(jìn)亂涂亂寫、嚴(yán)重污損、描畫、剪裁設(shè)計(jì)、抽取、拆卸、補(bǔ)差價(jià)、摘抄本、翻印、彩打、攝影，再不轉(zhuǎn)借他人或物理損壞。

2.4.5外單位借閱書籍檔案，應(yīng)持單位介紹信，并按檔案密級經(jīng)去相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后后方能借書，但肯定不能將檔案帶離檔案室。

2.4.6外單位摘錄檔案的（1-2級檔案不愿意復(fù)印身份證或摘抄本），應(yīng)經(jīng)查找領(lǐng)導(dǎo)審批同意，對摘抄的材料要進(jìn)行審查、簽章。

2.4.7外單位摘抄檔案的（1-2級檔案不容許不能復(fù)印或摘抄），應(yīng)經(jīng)去相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批同意，對摘抄的材料要參與審查、簽章。

2.4.8檔案管理員和借閱圖書人員，要你們負(fù)責(zé)做到檔案的保密工作。

2.4.9對已到保密期限的檔案，經(jīng)行政人力部經(jīng)理或項(xiàng)目辦公室主任不同意后解密，并對解密檔案作就像檔案管理。

2.4.10員工離職時(shí)，對已自然形成的檔案資料或所借閱書籍的檔案應(yīng)申請辦理移交手續(xù)，經(jīng)行政人力部經(jīng)理或項(xiàng)目辦公室初審有誤簽字蓋章后，才能離職后。

2.5檔案消毀

2.5.1項(xiàng)目公司辦公室對保存的記錄和檔案在項(xiàng)目公司解散隊(duì)伍后接受系統(tǒng)清理，移送公司行政人力部存檔。

2.5.2行政人力部對已喪失憑借價(jià)值的檔案，去申請銷毀，銷毀時(shí)，行政人力部要寫申請銷毀報(bào)告，正式編制《檔案文件銷毀審批清單》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核，行政人力部分管領(lǐng)導(dǎo)審批可以確定，一級檔案須報(bào)總經(jīng)理審核批準(zhǔn)。經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的文件應(yīng)所存半年，確無存放價(jià)值后再消毀。

2.5.3不能執(zhí)行全部銷毀任務(wù)時(shí)，必須由行政人力部、法務(wù)主管和相關(guān)部門代表排成的監(jiān)銷人員監(jiān)銷，監(jiān)銷人不得擅入最多才三人，并在強(qiáng)制銷毀目錄上簽過字。后來，把銷毀目錄和批準(zhǔn)手續(xù)文件一并存檔備查。

目錄級別什么意思？

目錄，是指書籍正文前所載的目次，是揭示和報(bào)道圖書的工具。目錄是記錄圖書的書名、著者、出版與能收藏等情況，按照肯定會(huì)的次序編排而成，為上級主管部門館藏、指導(dǎo)寫作、檢索到圖書的工具。

目錄可統(tǒng)稱多個(gè)級別一級目錄那是大標(biāo)題，二級目錄那就是大標(biāo)題下的小標(biāo)題，三級目錄就是二級目錄的小標(biāo)題。以此類推這個(gè)可以可分n級目錄。