在日常的辦公文件處理中，經(jīng)常需要制作打印繳費通知單、會議邀請函、請柬等。這類文件內(nèi)容大部分相同，只有少量的信息不同。為了提高效率，我們可以利用Office套件中的郵件合并功能來批量制作這類文件。使用W

在日常的辦公文件處理中，經(jīng)常需要制作打印繳費通知單、會議邀請函、請柬等。這類文件內(nèi)容大部分相同，只有少量的信息不同。為了提高效率，我們可以利用Office套件中的郵件合并功能來批量制作這類文件。

使用Word制作繳費通知單樣本

首先，我們使用Word軟件來制作一個繳費通知單的樣本。如下圖所示，我們可以根據(jù)實際需求設(shè)計樣式和布局。

[插入圖片：word_]

使用Excel制作繳費人名單信息

接下來，我們使用Excel軟件來制作繳費人名單信息。如下圖所示，我們可以按照需要填寫每個人的姓名、住址、欠費年份和欠費金額等信息。

[插入圖片：excel_]

在Word文檔中選擇收件人

在完成繳費通知單樣本和繳費人名單信息的制作之后，我們需要將兩者進行關(guān)聯(lián)。在Word文檔中，選擇“郵件”菜單下的“選擇收件人”。

[插入圖片：word_mail_]

在彈出的下拉菜單中，選擇“使用現(xiàn)有列表”。

[插入圖片：use_existing_]

選擇已做好的Excel文件

在彈出的“使用數(shù)據(jù)源”對話框中，選擇我們已經(jīng)制作好的Excel“繳費人名單”文件。

[插入圖片：choose_data_]

點擊“打開”后，在彈出的“選擇表格”對話框中選擇“繳費人名單”所在的Sheet表單（一般為Sheet1）。

[插入圖片：select_]

插入合并域信息

將光標(biāo)定位在“欠費人姓名”處，選擇“郵件”菜單下的“插入合并域”。在彈出的下拉菜單中選擇需要插入的合并域信息，比如“姓名”。

[插入圖片：insert_merge_]

使用相同的方法，插入住宅、欠費年份、欠費金額等合并域信息。完成后的效果如下圖所示。

[插入圖片：merged_]

完成并合并

選擇“郵件”菜單下的“完成并合并”按鈕，在彈出的下拉菜單中選擇“編輯單個文檔”。

[插入圖片：finish_]

在彈出的“合并到新文檔”對話框中選擇“全部記錄”。

[插入圖片：merge_all_]

最終結(jié)果將會生成一個包含所有繳費通知單的新文檔。

[插入圖片：final_]

通過使用Word和Excel的郵件合并功能，我們可以輕松批量制作繳費通知單，提高工作效率。這對于需要大量發(fā)送類似文件的機構(gòu)和個人來說非常實用。