在選擇OA系統(tǒng)時(shí)，企業(yè)需要重點(diǎn)考慮文檔庫是否支持對分類文件的權(quán)限管理。這意味著不同分類下的文件可以分別進(jìn)行配置，并對分類下文件的閱讀和附件的拷貝等進(jìn)行權(quán)限控制。通過分類權(quán)限管理，企業(yè)可以更好地保護(hù)敏感

在選擇OA系統(tǒng)時(shí)，企業(yè)需要重點(diǎn)考慮文檔庫是否支持對分類文件的權(quán)限管理。這意味著不同分類下的文件可以分別進(jìn)行配置，并對分類下文件的閱讀和附件的拷貝等進(jìn)行權(quán)限控制。通過分類權(quán)限管理，企業(yè)可以更好地保護(hù)敏感信息，確保只有授權(quán)人員能夠訪問和操作相關(guān)文件。

組織架構(gòu)權(quán)限管理

一個(gè)好的文檔庫應(yīng)該能夠根據(jù)組織架構(gòu)的層級權(quán)限，實(shí)現(xiàn)對文件的權(quán)限管理。這意味著管理員可以根據(jù)組織結(jié)構(gòu)的不同，直接對文件進(jìn)行權(quán)限設(shè)置，從而確保只有特定的人員能夠訪問和編輯相關(guān)文件。這樣的權(quán)限管理方式可以提高工作效率，同時(shí)也保護(hù)了公司的機(jī)密文件。

版本管理

在使用OA系統(tǒng)的過程中，文檔經(jīng)常需要不斷更新。因此，一個(gè)好的文檔庫應(yīng)該支持文檔的版本管理。這意味著系統(tǒng)可以自動(dòng)為每個(gè)版本生成一個(gè)編號(hào)，并保存歷史版本。同時(shí)，文檔庫應(yīng)該支持兩種版本更新模式：審批修改版本和非審批修改版本。這樣，用戶可以根據(jù)需要選擇合適的更新方式，確保文檔的準(zhǔn)確性和完整性。

互動(dòng)點(diǎn)評功能

一個(gè)優(yōu)秀的文檔庫應(yīng)該支持對文檔版本進(jìn)行點(diǎn)評。這意味著用戶可以對文檔進(jìn)行實(shí)名或匿名的點(diǎn)評，并且系統(tǒng)會(huì)提供郵件提醒功能。通過互動(dòng)點(diǎn)評功能，用戶可以更好地交流和討論文檔內(nèi)容，提高團(tuán)隊(duì)合作效率。

文檔數(shù)據(jù)更新

在文檔庫中，登記類的文檔可以通過流程表單中字段內(nèi)容的修改來更新文檔中的字段數(shù)據(jù)。這樣，用戶不需要進(jìn)行開發(fā)實(shí)現(xiàn)，只需通過簡單的配置就能實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)交換，大大提高了數(shù)據(jù)更新的效率和準(zhǔn)確性。

知識(shí)導(dǎo)航地圖

一個(gè)好的文檔庫應(yīng)該具備知識(shí)導(dǎo)航地圖的功能。這意味著用戶可以直觀地查看和查找所需的文檔，并根據(jù)導(dǎo)航地圖快速定位到目標(biāo)文檔。知識(shí)導(dǎo)航地圖可以幫助用戶更快地獲取所需信息，提高工作效率。

文檔閱讀日志

一個(gè)完善的文檔庫應(yīng)該記錄詳細(xì)的文檔閱讀日志，并且可以根據(jù)組織架構(gòu)進(jìn)行查看。這樣，管理員可以清楚地了解每個(gè)人員對文檔的閱讀和使用情況。文檔閱讀日志的記錄可以有效管理文檔的使用情況，提高信息安全性。

文檔權(quán)限推薦

一個(gè)優(yōu)秀的文檔庫應(yīng)該具備文檔權(quán)限推薦功能。這意味著有權(quán)限閱讀的人員可以快速將文檔推薦給沒有閱讀權(quán)限的人員。通過權(quán)限推薦功能，用戶可以更好地分享和傳遞重要文件，實(shí)現(xiàn)團(tuán)隊(duì)合作和知識(shí)共享。

臨時(shí)開通文檔閱讀權(quán)限

一個(gè)好的文檔庫應(yīng)該支持對文檔閱讀權(quán)限進(jìn)行臨時(shí)開通。這意味著管理員可以為特定的人員或特定時(shí)間段開通臨時(shí)權(quán)限，并在權(quán)限到期時(shí)自動(dòng)收回。這樣，可以靈活地控制文檔的訪問權(quán)限，保護(hù)敏感信息的安全。

萬能Excel表格數(shù)據(jù)導(dǎo)入功能

對于登記字段的文檔庫來說，支持對文檔分類和字段數(shù)據(jù)按權(quán)限進(jìn)行批量導(dǎo)入是十分重要的。這樣，用戶可以方便地將大量Excel表格中的數(shù)據(jù)快速導(dǎo)入到文檔庫中，節(jié)省了大量手工錄入的時(shí)間和勞動(dòng)力。

磁盤海量文件批量導(dǎo)入

對于磁盤中的大量附件文件，系統(tǒng)應(yīng)該支持按照分類權(quán)限進(jìn)行批量上傳和導(dǎo)入到文檔庫中。在導(dǎo)入過程中，默認(rèn)文件附件名作為文檔標(biāo)題，快速初始化歷史數(shù)據(jù)的文檔管理。通過磁盤海量文件批量導(dǎo)入功能，用戶可以方便地整理和管理大量的附件文件。

從文檔直接轉(zhuǎn)發(fā)郵件

一個(gè)成熟的文檔管理體系應(yīng)該能夠?qū)崿F(xiàn)文檔、郵件和工作流之間的無縫銜接。在文檔庫中，用戶可以直接將文件轉(zhuǎn)發(fā)為郵件發(fā)送，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)帶出文檔的標(biāo)題、正文和附件，并將其保存在郵件中。這樣，用戶可以更方便地使用系統(tǒng)中的文檔，并加快工作流程。

防拷貝的Word附件

在文檔庫中，特定的Word附件文檔可以設(shè)置防拷貝和防下載功能。例如，對于ISO等體系文件的管理，可以限制對附件的復(fù)制和下載，確保文件的安全性。

郵件附件歸檔到文檔庫

對于收到的郵件，用戶可以直接將郵件及其附件歸檔到文檔庫中，包括郵件的標(biāo)題、正文和附件。這樣，可以方便地將重要的郵件信息保存在文檔庫中，實(shí)現(xiàn)文件的集中管理和備份。