在工作中，為了方便后續(xù)的數(shù)據(jù)統(tǒng)計，經(jīng)常需要將下屬企業(yè)的單位名稱輸入到永中電子表格中，并要求保持輸入的企業(yè)名稱前后一致。通過多次實踐，發(fā)現(xiàn)可以利用“數(shù)據(jù)有效性”功能來解決這個問題。1. 啟動永中Offi

在工作中，為了方便后續(xù)的數(shù)據(jù)統(tǒng)計，經(jīng)常需要將下屬企業(yè)的單位名稱輸入到永中電子表格中，并要求保持輸入的企業(yè)名稱前后一致。通過多次實踐，發(fā)現(xiàn)可以利用“數(shù)據(jù)有效性”功能來解決這個問題。

1. 啟動永中Office2004并打開電子表格

首先，啟動永中Office2004并打開相應的電子表格。

2. 切換到“工作表2”，按企業(yè)類型分類輸入

切換到“工作表2”，將企業(yè)名稱按照企業(yè)類型（國有、集體、私有）分別輸入到不同列的單元格中。

提示：如果以后有新的企業(yè)加入，只需直接將名稱輸入相應列下面的單元格即可。

3. 使用“數(shù)據(jù)有效性”功能設(shè)置企業(yè)類型

選中A列（國有企業(yè)名稱所在列），將光標定位在“名稱”欄內(nèi)（位于“編輯欄”左側(cè)），輸入“國有”字符，然后按下“Enter”鍵確認。

提示：按照上述操作，將B、C列分別命名為“集體”和“私有”。

4. 切換到“工作表1”，設(shè)置企業(yè)類型和名稱的數(shù)據(jù)有效性

切換到“工作表1”，選中需要輸入“企業(yè)類型”的單元格區(qū)域（如D2:D100），執(zhí)行“數(shù)據(jù)→有效性”命令，打開“數(shù)據(jù)有效性”對話框。

在對話框的“設(shè)置”標簽中，點擊“允許”右側(cè)的下拉按鈕，選擇“序列”選項。在下方出現(xiàn)的“來源”方框中，輸入“國有,集體,私有”字符，并確定返回。

提示：請使用英文狀態(tài)下的逗號將序列中的各元素分隔開。

5. 設(shè)置企業(yè)名稱的數(shù)據(jù)有效性

再次選中需要輸入企業(yè)名稱的單元格區(qū)域（如E2:E100），再次打開“數(shù)據(jù)有效性”對話框。選擇“序列”選項后，在“來源”方框中輸入公式：“INDIRECT(D1)”并確定返回。

6. 使用數(shù)據(jù)有效性實現(xiàn)分類輸入

以后填寫企業(yè)名稱時，先選中D列相應單元格（如D3），此時會在其右側(cè)出現(xiàn)一個下拉按鈕。單擊該按鈕，在彈出的下拉列表中選擇一種“企業(yè)類型”（如“集體”）。然后再選中E3單元格，同樣單擊右側(cè)的下拉按鈕，就可以從相應類型的企業(yè)名稱列表中選擇需要的企業(yè)名稱（如“B6企業(yè)”）進行填入該單元格。

通過以上步驟，可以很方便地利用永中Office將企業(yè)名稱按照企業(yè)類型分類輸入，并保持前后一致。這樣不僅方便了數(shù)據(jù)統(tǒng)計，也提高了工作效率。