在日常工作中，如果需要打印一批相似的信件，每封信的署名都不一樣，一個(gè)一個(gè)更改署名將會(huì)非常麻煩。幸運(yùn)的是，在Word中有批量合并信件的功能，可以給文件賦予不同的署名，然后批量打印。準(zhǔn)備Excel文件首先

在日常工作中，如果需要打印一批相似的信件，每封信的署名都不一樣，一個(gè)一個(gè)更改署名將會(huì)非常麻煩。幸運(yùn)的是，在Word中有批量合并信件的功能，可以給文件賦予不同的署名，然后批量打印。

準(zhǔn)備Excel文件

首先，事先整理好一個(gè)Excel文件，包含信件中需要的姓名、地址等信息。如果需要其他信息，比如學(xué)號(hào)，你可以自己添加填寫(xiě)。

進(jìn)行郵件合并

1. 打開(kāi)Word，點(diǎn)擊菜單欄上的"郵件"，選擇"開(kāi)始郵件合并"，在下拉列表中選擇"郵件合并分步向?qū)?。

2. 在彈出的向?qū)Т翱谥?，勾選"電子郵件"，然后點(diǎn)擊"下一步"。

編寫(xiě)郵件內(nèi)容

3. 在這一步，你需要在Word中寫(xiě)入郵件的內(nèi)容。具體寫(xiě)什么取決于你的需求和要傳達(dá)的信息。完成后，點(diǎn)擊"下一步"。

選擇郵件人

4. 在向?qū)Т翱谥?，勾選"使用當(dāng)前文檔"，然后點(diǎn)擊"下一步：選取郵件人"。

5. 由于事先在Excel中整理好了聯(lián)系人信息，所以選擇"使用現(xiàn)有列表"，然后點(diǎn)擊"瀏覽"。

選擇聯(lián)系人列表

6. 在打開(kāi)的瀏覽對(duì)話框中，選擇剛才整理的聯(lián)系人列表文件，然后點(diǎn)擊"打開(kāi)"按鈕。

7. 在彈出的選擇表格對(duì)話框中，選擇聯(lián)系人所在的Sheet。

8. 點(diǎn)擊"確定"按鈕，返回合并對(duì)話框。

設(shè)置數(shù)據(jù)源

9. 在合并對(duì)話框中，選擇剛才建立的Excel文件作為數(shù)據(jù)源，然后點(diǎn)擊"確定"按鈕。

撰寫(xiě)信件

10. 回到向?qū)?duì)話框，在這里點(diǎn)擊"下一步：撰寫(xiě)信件"。

11. 在向?qū)?duì)話框中，點(diǎn)擊"地址塊"，對(duì)地址部分進(jìn)行編輯。

設(shè)置地址格式

12. 在彈出的對(duì)話框中，可以設(shè)置地址的格式，隨便選擇一個(gè)格式即可。右側(cè)窗口可以預(yù)覽你的設(shè)置。完成后，點(diǎn)擊"確定"按鈕。

編輯署名

13. 這一步你可以看到信件的內(nèi)容，在署名處顯示了地址和姓名。根據(jù)習(xí)慣的不同，有些人可能不會(huì)在最后寫(xiě)上地址，所以你可以刪除它，或者將它放到其他位置。

調(diào)整格式

14. 根據(jù)需要調(diào)整信件的格式，使其符合你的要求。

完成郵件合并

15. 點(diǎn)擊"下一步"完成合并，然后點(diǎn)擊"下一步"就可以打印了。打印得到的文件將是很多有著不同署名的相似信件。

通過(guò)以上方法，在Word中進(jìn)行批量合并信件并打印，可以大大提高工作效率，減少繁瑣的手動(dòng)操作。希望這個(gè)方法對(duì)你有所幫助！