在單位中，部門主管經(jīng)常需要制定未來(lái)一周或一個(gè)季度的工作計(jì)劃。然而，在實(shí)施這些計(jì)劃之前，必須經(jīng)過(guò)領(lǐng)導(dǎo)的審批。過(guò)去，我們要么將這些文件打印出來(lái)供領(lǐng)導(dǎo)審閱，要么在Word中整理后通過(guò)電子郵件發(fā)送給領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審

在單位中，部門主管經(jīng)常需要制定未來(lái)一周或一個(gè)季度的工作計(jì)劃。然而，在實(shí)施這些計(jì)劃之前，必須經(jīng)過(guò)領(lǐng)導(dǎo)的審批。過(guò)去，我們要么將這些文件打印出來(lái)供領(lǐng)導(dǎo)審閱，要么在Word中整理后通過(guò)電子郵件發(fā)送給領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審閱。這種方式非常繁瑣，但現(xiàn)在有了MS Word 2003的一個(gè)功能——發(fā)送審閱功能，我們可以輕松地將需要審閱的文檔發(fā)送出去進(jìn)行審閱，效果非常好。

使用發(fā)送審閱功能

Word 2003提供了“發(fā)送審閱”功能，它可以使用“郵件收件人”命令來(lái)發(fā)送文件以供其他人審閱。當(dāng)您發(fā)送要審閱的文件時(shí)，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)創(chuàng)建一個(gè)審閱請(qǐng)求表單，并啟用并顯示審閱工具。審閱者收到文件后，可以使用審閱工具接受或拒絕所做的更改。這樣，我們可以快速發(fā)送需要審閱的文檔，省去了繁瑣的手工操作。

第一步：發(fā)送審閱文檔

要發(fā)送審閱文檔，首先在Word 2003中輸入需要審閱的內(nèi)容，并保存文檔。然后，單擊“文件”菜單中的“發(fā)送/郵件收件人（審閱）”命令。彈出審閱郵件窗口，在附件中已經(jīng)自動(dòng)添加了該文檔。填寫收件人地址，并在正文中添加一些說(shuō)明文字，然后單擊“發(fā)送”即可將文檔發(fā)送給審閱者。

提示：Word將使用默認(rèn)的郵件客戶端來(lái)發(fā)送該文檔。若要將Outlook設(shè)置為默認(rèn)郵件客戶端，請(qǐng)依次點(diǎn)擊“工具/選項(xiàng)”，切換到“其它”標(biāo)簽，勾選“將Outlook設(shè)置為郵件、聯(lián)系人和日歷的默認(rèn)程序”。

第二步：修改審閱文檔

審閱者收到審閱郵件后，使用Word 2003打開附件中的文檔時(shí)會(huì)彈出一個(gè)名為“審閱”的工具欄。單擊該工具欄中的“審閱窗格”按鈕，會(huì)在文檔下方打開一個(gè)審閱窗格。通過(guò)“主文檔修訂和批注”欄輸入對(duì)文檔的審閱意見。在文檔正文中，還可以直接修改不滿意的計(jì)劃信息。選擇需要添加批注的文字，然后點(diǎn)擊“插入批注”按鈕，在文字右側(cè)插入批注框，輸入需要添加的批注信息。此外，還可以演示或高亮特別提醒的文字。添加完批注后，再次點(diǎn)擊“審閱窗格”按鈕可隱藏審閱窗格。在“審閱”工具欄中選擇“顯示標(biāo)記的最終狀態(tài)”，可以將修改的標(biāo)記顯示在Word文檔中。如果選擇“原始狀態(tài)”或“標(biāo)記原始狀態(tài)”，添加的審閱信息將被隱藏起來(lái)。需要查看審閱信息時(shí)，只能再次選擇“最終狀態(tài)”或“顯示標(biāo)記的最終狀態(tài)”。

第三步：回復(fù)審閱文檔

修改完畢后，點(diǎn)擊“回復(fù)時(shí)包含更改信息”按鈕即可啟動(dòng)郵件程序?qū)⑿薷暮蟮膶忛單臋n回復(fù)給對(duì)方。接收并打開審閱文檔后，系統(tǒng)會(huì)提示是否將修改的文件與源文件合并。點(diǎn)擊“是”按鈕即可將審閱后的信息添加到原文檔中。

有了“發(fā)送審閱”功能，我們可以輕松地對(duì)需要審批的文件進(jìn)行修改，提高了辦公效率。使用這個(gè)功能，讓文件審批變得更加簡(jiǎn)單和方便。