在辦公室的日常文檔處理過(guò)程中，我們通常需要加入一些圖片來(lái)對(duì)文檔進(jìn)行美化或說(shuō)明。然而，很多公司的郵箱都有規(guī)定了最大的可發(fā)送容量，一般都會(huì)在10M左右，試想一個(gè)照片都幾M了，如果一個(gè)文檔有一兩個(gè)，幾個(gè)文檔

在辦公室的日常文檔處理過(guò)程中，我們通常需要加入一些圖片來(lái)對(duì)文檔進(jìn)行美化或說(shuō)明。然而，很多公司的郵箱都有規(guī)定了最大的可發(fā)送容量，一般都會(huì)在10M左右，試想一個(gè)照片都幾M了，如果一個(gè)文檔有一兩個(gè)，幾個(gè)文檔一起發(fā)不就發(fā)不出了，再分多次又麻煩，小編在這里給大家介紹下如何處理吧?。ㄒ詏ffice2007為例）

1. 使用截圖代替插入圖片

圖片盡量不要用插入圖片的形式，這樣圖片將會(huì)是其原始大小，而且不便說(shuō)明問(wèn)題，因?yàn)槲覀兊膱?bào)告中通常只借用圖片中一個(gè)點(diǎn)或一部份來(lái)細(xì)化圖示文檔內(nèi)容?？梢圆捎媒貓D的方式來(lái)取得想要的內(nèi)容?？梢允褂靡恍┑谌浇貓D工具軟件（如QQ截圖、YY截圖）或者其他小工具，若沒(méi)有則采用下一步方式稍微麻煩。

2. 使用鍵盤(pán)截圖

在沒(méi)有第三方截圖工具軟件的情況下，按下鍵盤(pán)左方角的“Print Screen”鍵，這樣會(huì)切下整個(gè)當(dāng)前桌面。然后打開(kāi)一個(gè)Excel文檔，按下“粘貼”將剛剛的截圖貼入其中。

3. 裁切圖片

利用Excel的“裁切“功能對(duì)圖片進(jìn)行裁切，只留下您想要的部分。通過(guò)移動(dòng)裁切狀態(tài)下的光標(biāo)并長(zhǎng)按左鍵拉伸即可進(jìn)行裁切。

4. 調(diào)整圖片大小

將想要的部分圖片復(fù)制到Word里面去，并拉動(dòng)邊角調(diào)整為適當(dāng)大小。這時(shí)我們?nèi)絷P(guān)掉文檔查看其大小，超過(guò)1M會(huì)是很常見(jiàn)的事情。

5. 壓縮圖片

重點(diǎn)：圖片全數(shù)插入完后雙擊任何一張圖片切換到“格式”菜單。點(diǎn)擊壓縮圖片，彈出壓縮圖片對(duì)話(huà)框。在對(duì)話(huà)框中點(diǎn)擊“選項(xiàng)”后，根據(jù)提示選擇后確認(rèn)即可大功告成，整個(gè)文檔縮小了。（不同Office版本的對(duì)話(huà)框稍有不同，此處為不選則為全部圖片，有的版本為存在適用本圖片與全部圖片兩個(gè)選項(xiàng)，不過(guò)都很直觀，試試即知）

通過(guò)以上步驟，您可以有效地減小Word文檔中插入圖片導(dǎo)致文檔過(guò)大的問(wèn)題，確保文檔在發(fā)送或存儲(chǔ)時(shí)不會(huì)超過(guò)規(guī)定的容量限制。同時(shí)，這些方法也提供了更好的控制和優(yōu)化圖片在文檔中的顯示效果，使您的文檔更加專(zhuān)業(yè)和易于閱讀。