利用Word郵件合并功能批量制作打印榮譽證書
在日常辦公中,經(jīng)常會遇到需要大批量制作和打印邀請函、榮譽證書、錄取通知書等文件的情況。這些文件雖然內(nèi)容大部分相同,但需要根據(jù)不同記錄進行個性化定制,比如榮譽證書中獎項名稱固定,但獲獎人姓名不同。傳統(tǒng)逐
在日常辦公中,經(jīng)常會遇到需要大批量制作和打印邀請函、榮譽證書、錄取通知書等文件的情況。這些文件雖然內(nèi)容大部分相同,但需要根據(jù)不同記錄進行個性化定制,比如榮譽證書中獎項名稱固定,但獲獎人姓名不同。傳統(tǒng)逐一修改和打印效率低下,因此利用郵件合并功能可以讓Word與Excel數(shù)據(jù)源進行合并,實現(xiàn)自動根據(jù)記錄批量打印榮譽證書。
準備工作:
首先,在Excel文件中提前錄入獲獎相關信息,并完成榮譽證書正文排版。然后在Word中打開編排好的榮譽證書文檔,選擇“郵件”選項卡,從“選擇收件人”下拉菜單中選擇“使用現(xiàn)有列表”。
合并Word與Excel數(shù)據(jù)源:
在“選取數(shù)據(jù)源”對話框中瀏覽并打開Excel數(shù)據(jù)源文件,然后在彈出的“選擇表格”對話框中選擇數(shù)據(jù)存放的工作表,確保Word與Excel數(shù)據(jù)源成功合并,此時郵件合并功能區(qū)中的命令將可用。
引用Excel數(shù)據(jù):
將光標定位在需要顯示信息的位置,選擇“插入合并域”并選擇要引用的字段,如“姓名”,使得該位置顯示被引用的姓名信息。
預覽結(jié)果:
在批量打印之前,點擊預覽結(jié)果以確保所有信息準確無誤,檢查每張榮譽證書是否按照預期個性化。
批量打?。?/p>
確認信息準確后,選擇“完成并合并”——“打印文檔”——“全部”并確認,Word將自動按照Excel中不同記錄生成并打印相應的榮譽證書,高效完成大批量文件定制與打印任務。
通過以上步驟,利用Word郵件合并功能可以輕松實現(xiàn)批量制作打印榮譽證書,提高工作效率,減少重復勞動,適用于各種需要個性化定制的文件制作場景。