數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換的需求與挑戰(zhàn)在人事部門，要求新入職員工填寫員工資料表是一項常見任務(wù)，以便及時了解新員工的基本信息。盡管這些表格通常類似于預(yù)設(shè)格式，但將這些數(shù)據(jù)快速添加到數(shù)據(jù)庫中卻是一項繁瑣的工作。幸運(yùn)的是，目

數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換的需求與挑戰(zhàn)

在人事部門，要求新入職員工填寫員工資料表是一項常見任務(wù)，以便及時了解新員工的基本信息。盡管這些表格通常類似于預(yù)設(shè)格式，但將這些數(shù)據(jù)快速添加到數(shù)據(jù)庫中卻是一項繁瑣的工作。幸運(yùn)的是，目前WPS文字提供了一種便捷的解決方案，通過其表格工具可以輕松實現(xiàn)數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換。

數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換工具的使用

當(dāng)人事部門收到員工填寫的資料表后，只需簡單整理文檔并使用表格工具，即可將數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換為如圖2所示的數(shù)據(jù)表結(jié)果。轉(zhuǎn)換過程包括以下步驟：

1. 合并資料卡： 首先在WPS文字中將多個員工資料卡合并成一個文檔，并刪除除第一個表之外的主標(biāo)題“員工資料卡”。

2. 初步轉(zhuǎn)換數(shù)據(jù)： 選擇“表格｜轉(zhuǎn)換｜表格轉(zhuǎn)換成文本”菜單項，在彈出的對話框中選擇“段落標(biāo)記”，完成初步轉(zhuǎn)換。

3. 數(shù)據(jù)重新分隔： 保持文字選定狀態(tài)，選擇“表格｜轉(zhuǎn)換｜文本轉(zhuǎn)換成表格”菜單項，設(shè)置轉(zhuǎn)換列數(shù)為2列，文字分隔位置選擇“段落標(biāo)記”。

4. 提取字段數(shù)據(jù)： 復(fù)制第一列的姓名到身份證號碼的數(shù)據(jù)，并粘貼到員工資料卡標(biāo)題下插入空行。

5. 刪除多余數(shù)據(jù)： 刪除第一列的多余字段數(shù)據(jù)，保留單列表頭和所有明細(xì)數(shù)據(jù)列表。

6. 再次轉(zhuǎn)換數(shù)據(jù)： 選擇“表格｜轉(zhuǎn)換｜表格轉(zhuǎn)換成文本”菜單項，按段落標(biāo)記重新分隔數(shù)據(jù)。

7. 完成數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換： 選擇“表格｜轉(zhuǎn)換｜文本轉(zhuǎn)換成表格”菜單項，設(shè)置轉(zhuǎn)換列數(shù)為實際字段數(shù)，點(diǎn)擊確定按鈕，完成最終轉(zhuǎn)換。

操作技巧提要

- 在進(jìn)行全表轉(zhuǎn)換時，將光標(biāo)置于表格內(nèi)，系統(tǒng)將自動選擇全表數(shù)據(jù)。

- 若要刪除單元格內(nèi)容，可使用刪除鍵；若需刪除表格（包括行或列），可用鍵操作。

結(jié)語

通過使用WPS表格工具，用戶能夠靈活地進(jìn)行表格和文本的相互轉(zhuǎn)換。在文本轉(zhuǎn)換為表格時，用戶可通過自定義列數(shù)來控制轉(zhuǎn)換后表格的結(jié)構(gòu)。這一技巧主要依賴于字段與數(shù)據(jù)的對應(yīng)關(guān)系，有針對性地提取字段名和詳細(xì)數(shù)據(jù)，從而通過“表格與文本互相轉(zhuǎn)換”實現(xiàn)最終目標(biāo)的達(dá)成。