很多從事管理等職業(yè)的朋友經(jīng)常需要使用Excel表格制作一些表單，每天面對一大批繁瑣的數(shù)據(jù)，難免會出現(xiàn)數(shù)據(jù)輸入錯誤等疏忽，從而造成必不可挽回的損失。這篇經(jīng)驗將介紹如何檢測表格文件輸入數(shù)據(jù)的正確性，有效規(guī)

很多從事管理等職業(yè)的朋友經(jīng)常需要使用Excel表格制作一些表單，每天面對一大批繁瑣的數(shù)據(jù)，難免會出現(xiàn)數(shù)據(jù)輸入錯誤等疏忽，從而造成必不可挽回的損失。這篇經(jīng)驗將介紹如何檢測表格文件輸入數(shù)據(jù)的正確性，有效規(guī)范輸入數(shù)據(jù)超出一定的范圍或者格式。適用于有大量數(shù)據(jù)急需處理，又擔(dān)心輸入錯誤數(shù)據(jù)甚至不相關(guān)數(shù)據(jù)的工作人員。

使用數(shù)據(jù)有效性功能進行數(shù)據(jù)檢測

1. 按住鼠標左鍵拉選需要檢測的數(shù)據(jù)（只會在你選擇的選區(qū)部分進行提示，也可以全部選中數(shù)據(jù)）。

2. 點擊菜單欄的“數(shù)據(jù)”-“有效性”（在WPS表格中，菜單欄位于WPS藍色框右邊的倒三角處）。

3. 在彈出框中點擊“有效性控制”，然后在下拉欄選擇“自定義”，在公式欄中輸入以下內(nèi)容：`ISNUMBER(B2)*AND(B2<100,B2>0)`。其中，`ISNUMBER(B2)`表示數(shù)據(jù)必須是數(shù)字，`AND(B2<100,B2>0)`表示數(shù)據(jù)必須在0到100之間，`*`表示同時滿足兩個條件要求。你可以根據(jù)需要自定義輸入范圍。

4. 點擊“出錯警告”，在“錯誤信息（E）”欄目中輸入你希望在輸入錯誤數(shù)據(jù)時系統(tǒng)顯示的錯誤提示信息。例如，輸入：“您輸入的數(shù)據(jù)不在1--100的范圍中，請重新輸入”。

5. 當(dāng)你輸入數(shù)據(jù)或修改數(shù)據(jù)超出設(shè)定的范圍時，系統(tǒng)將自動提示錯誤，這樣就可以避免在繁忙中出錯數(shù)據(jù)。

其他數(shù)據(jù)檢測技巧

除了使用數(shù)據(jù)有效性功能外，還可以通過其他方式提高數(shù)據(jù)輸入的準確性和正確性：

1. 雙重驗證：在輸入重要數(shù)據(jù)時，最好讓另一位同事進行雙重驗證，避免單打獨斗導(dǎo)致的錯誤。

2. 數(shù)據(jù)預(yù)處理：在輸入數(shù)據(jù)之前，做好數(shù)據(jù)預(yù)處理工作，包括去除重復(fù)值、篩選不良數(shù)據(jù)等，以確保輸入的數(shù)據(jù)質(zhì)量高。

3. 定期培訓(xùn)：定期開展數(shù)據(jù)輸入相關(guān)的培訓(xùn)課程，提高員工對數(shù)據(jù)輸入準確性的認識，降低錯誤率。

4. 建立規(guī)范：建立數(shù)據(jù)輸入規(guī)范，明確數(shù)據(jù)格式、范圍等要求，讓員工按照規(guī)范進行數(shù)據(jù)錄入，減少錯誤發(fā)生的可能性。

通過以上方法，可以有效提高表格文件輸入數(shù)據(jù)的正確性，減少數(shù)據(jù)錯誤帶來的潛在風(fēng)險。在管理工作中，正確的數(shù)據(jù)是決策的基礎(chǔ)，只有保證數(shù)據(jù)的準確性，才能更好地指導(dǎo)工作方向和決策方案。