---在日常辦公事務(wù)中，經(jīng)常需要將相同內(nèi)容的公文、信件或通知發(fā)送給不同的地址、單位或個(gè)人。為了高效解決這一問題，我們可以利用WPS文字中的“郵件合并”功能。執(zhí)行郵件合并操作時(shí)，涉及兩個(gè)文檔——主文檔文

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在日常辦公事務(wù)中，經(jīng)常需要將相同內(nèi)容的公文、信件或通知發(fā)送給不同的地址、單位或個(gè)人。為了高效解決這一問題，我們可以利用WPS文字中的“郵件合并”功能。執(zhí)行郵件合并操作時(shí)，涉及兩個(gè)文檔——主文檔文件和數(shù)據(jù)源文件。主文檔是郵件合并內(nèi)容中固定不變的部分，而數(shù)據(jù)源文件則用于保存聯(lián)系人的相關(guān)信息，可以使用多種格式如Microsoft Outlook聯(lián)系人列表、WPS表格、Access數(shù)據(jù)庫等。

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制作文檔

制作主文檔的方法與創(chuàng)建普通文檔相同，用戶還可對頁面和字符等格式進(jìn)行設(shè)置。

創(chuàng)建數(shù)據(jù)源

用戶可選擇多種數(shù)據(jù)源格式，例如Microsoft Outlook聯(lián)系人列表、Access數(shù)據(jù)庫或WPS文字。本文以一個(gè)現(xiàn)成的WPS表格數(shù)據(jù)源為例進(jìn)行介紹。

進(jìn)行郵件合并

郵件合并只需幾個(gè)簡單步驟即可完成設(shè)置：

- 打開或創(chuàng)建主文檔（信函、標(biāo)簽、電子郵件等）。

- 在“郵件合并”選項(xiàng)卡上選擇“打開數(shù)據(jù)源”下拉列表中的“打開數(shù)據(jù)源”。

- 編輯收件人列表并設(shè)置地址域與數(shù)據(jù)庫匹配。

- 按記錄號查詢結(jié)果并預(yù)覽郵件內(nèi)容。

- 合并并發(fā)送郵件，或選擇合并到新文檔、不同文檔或打印機(jī)。

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進(jìn)行郵件合并時(shí)，如果需要?jiǎng)?chuàng)建一組除每個(gè)文檔中唯一元素外基本相同的文檔，可以使用郵件合并功能。簡單來說，“郵件合并”是一個(gè)批量制作信函、信封、標(biāo)簽、工資條、成績單等的高級工具。通過郵件合并功能，您可以快速生成一組標(biāo)簽或信封、一組套用信函、電子郵件或傳真，甚至一組編號贈券。

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關(guān)于郵件合并的數(shù)據(jù)源，支持ODBC數(shù)據(jù)源導(dǎo)入，以及數(shù)據(jù)源內(nèi)容的部分選擇、全選、全部清除選擇、刷新等操作。您還可以進(jìn)行數(shù)據(jù)庫導(dǎo)入, 將數(shù)據(jù)處理成合并域，并進(jìn)行編輯與修改操作。此外，合并域可以轉(zhuǎn)換為常規(guī)文本，也可自定義打印方式。

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郵件合并中可能遇到的問題包括：打開xlsx數(shù)據(jù)源提示無法打開數(shù)據(jù)源、郵件合并后如何自定義郵箱客戶端以及如何設(shè)置保存類型等。解決方法包括下載accessdatabaseengine數(shù)據(jù)庫引擎程序、設(shè)置系統(tǒng)默認(rèn)郵箱客戶端和按需選擇保存類型等。

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通過掌握WPS文字的郵件合并功能，您可以提高工作效率，輕松應(yīng)對大量相似文檔的處理，讓辦公事務(wù)更加便捷高效。