單位每年底都會(huì)表彰一大批人，頒發(fā)榮譽(yù)證書是必不可少的環(huán)節(jié)。為了節(jié)省成本，今年單位決定自行使用Word2010來打印這些榮譽(yù)證書。然而，隨著表彰人數(shù)和項(xiàng)目的增加，使用Word2010逐個(gè)輸入人名的工作量

單位每年底都會(huì)表彰一大批人，頒發(fā)榮譽(yù)證書是必不可少的環(huán)節(jié)。為了節(jié)省成本，今年單位決定自行使用Word2010來打印這些榮譽(yù)證書。然而，隨著表彰人數(shù)和項(xiàng)目的增加，使用Word2010逐個(gè)輸入人名的工作量變得龐大，給人事部門帶來不小的困擾。幸運(yùn)的是，我發(fā)現(xiàn)了Word2010的郵件合并功能，通過巧妙運(yùn)用這一功能，無論表彰人數(shù)多少、項(xiàng)目繁雜，都能輕松快捷地批量打印榮譽(yù)證書，既節(jié)約時(shí)間，又降低了成本。

準(zhǔn)備工作

在開始使用Word2010進(jìn)行郵件合并批量打印榮譽(yù)證書之前，首先需要做一些準(zhǔn)備工作。第一步是打開Excel2010，填寫授獎(jiǎng)信息表，包括榮譽(yù)證書編號(hào)、姓名、類別以及榮譽(yù)名稱等信息。接著，根據(jù)之前的榮譽(yù)證書樣板，利用Word2010設(shè)計(jì)出榮譽(yù)證書的模板，將通用部分顯示出來，同時(shí)留出需要填寫內(nèi)容的空白位置。在Word2010的“頁面布局”選項(xiàng)卡下的“頁面設(shè)置”中，根據(jù)實(shí)際榮譽(yù)證書尺寸，自定義紙張大小，通常會(huì)選擇比A4紙稍大的尺寸以容納更多內(nèi)容。

制作完畢

完成上述準(zhǔn)備工作后，就可以進(jìn)行郵件合并批量打印榮譽(yù)證書的操作了。首先，點(diǎn)擊“預(yù)覽結(jié)果”，會(huì)看到受獎(jiǎng)?wù)叩男彰㈩悇e和授獎(jiǎng)名稱已經(jīng)自動(dòng)替換為被表彰人員的信息，在右側(cè)箭頭或輸入數(shù)字可以查看所有榮譽(yù)證書的替換情況。接著，點(diǎn)擊“完成并合并”右下角的箭頭，選擇相應(yīng)的操作，“編輯單個(gè)文檔”可以將所有榮譽(yù)證書合并成一個(gè)Word文檔，“打印文檔”則可以直接將榮譽(yù)證書通過打印機(jī)打印出來。選擇“編輯單個(gè)文檔”，在“合并到新文檔”中選擇“全部”記錄，即可生成包含所有打印內(nèi)容的新文檔。

通過以上步驟，利用Word2010的郵件合并功能成功完成了編輯榮譽(yù)證書的全部工作。接下來只需逐一打印這些榮譽(yù)證書，便能高效快速地完成單位榮譽(yù)證書的批量制作，為表彰活動(dòng)提供了便利與高效。