在實(shí)際工作中，很多EXCEL用戶對(duì)于表的設(shè)計(jì)存在一些問(wèn)題，特別是針對(duì)同一個(gè)工作簿中的多個(gè)相互聯(lián)系的工作表。最常見(jiàn)的問(wèn)題包括將基礎(chǔ)資料與流水記錄放在一起，將數(shù)據(jù)記錄過(guò)程與需要的結(jié)果放在一起等等。這樣的表

在實(shí)際工作中，很多EXCEL用戶對(duì)于表的設(shè)計(jì)存在一些問(wèn)題，特別是針對(duì)同一個(gè)工作簿中的多個(gè)相互聯(lián)系的工作表。最常見(jiàn)的問(wèn)題包括將基礎(chǔ)資料與流水記錄放在一起，將數(shù)據(jù)記錄過(guò)程與需要的結(jié)果放在一起等等。這樣的表設(shè)計(jì)給工作帶來(lái)了相當(dāng)大的麻煩，例如數(shù)據(jù)錄入費(fèi)時(shí)、無(wú)法使用EXCEL的圖表功能、容易出錯(cuò)等。在與“表哥表妹”交流中，我們經(jīng)常會(huì)看到上述的表設(shè)計(jì)問(wèn)題。那么如何設(shè)計(jì)EXCEL表以及組織各工作表之間的關(guān)系呢？

重新設(shè)計(jì)一個(gè)鞋店進(jìn)銷存臺(tái)賬

首先，讓我們來(lái)拆分和重設(shè)計(jì)一個(gè)新的鞋店進(jìn)銷存臺(tái)賬。原先的表采用了擺火柴棍的方法記賬，通過(guò)在碼數(shù)中增加或清除數(shù)字來(lái)表示鞋碼的庫(kù)存。進(jìn)貨或銷售某貨號(hào)、某鞋碼時(shí)，需要篩選貨號(hào)并在對(duì)應(yīng)的碼數(shù)中進(jìn)行操作。進(jìn)貨時(shí)，在對(duì)應(yīng)鞋碼的碼數(shù)中增加數(shù)字，而銷售時(shí)則清除該鞋碼的數(shù)字。

問(wèn)題分析

從上面原表設(shè)計(jì)者使用的情況來(lái)看，幾乎沒(méi)有使用任何函數(shù)和公式?？梢酝茰y(cè)，這個(gè)表的最初設(shè)計(jì)者可能還沒(méi)有真正了解EXCEL的用途以及EXCEL的函數(shù)公式。對(duì)于EXCEL表的設(shè)計(jì)，更高級(jí)的層面更不可能掌握。

重新設(shè)計(jì)考慮

要重新設(shè)計(jì)這個(gè)鞋店進(jìn)銷存臺(tái)賬，我們需要考慮以下幾個(gè)方面：

1. 數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)：確定需要記錄的數(shù)據(jù)，如貨號(hào)、鞋碼、進(jìn)貨數(shù)量、銷售數(shù)量、余存等。

2. 功能需求：確定需要實(shí)現(xiàn)的功能，如計(jì)算庫(kù)存余量、生成銷售報(bào)表等。

3. 表關(guān)系：建立不同工作表之間的關(guān)聯(lián)，使其能夠正確地計(jì)算和顯示數(shù)據(jù)。

重新設(shè)計(jì)步驟

1. 創(chuàng)建主工作表：在主工作表中，記錄貨號(hào)、鞋碼等基礎(chǔ)資料，并設(shè)置合適的數(shù)據(jù)驗(yàn)證規(guī)則以確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。

2. 創(chuàng)建進(jìn)貨表和銷售表：分別創(chuàng)建進(jìn)貨表和銷售表來(lái)記錄每次的進(jìn)貨和銷售信息。在這些表中，可以使用函數(shù)和公式來(lái)計(jì)算庫(kù)存余量等數(shù)據(jù)。

3. 創(chuàng)建統(tǒng)計(jì)表：根據(jù)進(jìn)貨表和銷售表的數(shù)據(jù)，創(chuàng)建統(tǒng)計(jì)表來(lái)匯總數(shù)據(jù)并生成相應(yīng)的報(bào)表。可以使用EXCEL的圖表功能來(lái)可視化數(shù)據(jù)。

4. 設(shè)置數(shù)據(jù)更新機(jī)制：為了保持?jǐn)?shù)據(jù)的實(shí)時(shí)性，可以設(shè)置自動(dòng)更新機(jī)制，例如使用宏或數(shù)據(jù)連接來(lái)定期更新數(shù)據(jù)。

總結(jié)

設(shè)計(jì)合理的EXCEL臺(tái)賬表對(duì)于提高工作效率和減少錯(cuò)誤非常重要。通過(guò)重新設(shè)計(jì)一個(gè)鞋店進(jìn)銷存臺(tái)賬的過(guò)程，我們可以學(xué)習(xí)到如何合理地組織工作表，利用函數(shù)和公式來(lái)簡(jiǎn)化計(jì)算，以及使用圖表功能來(lái)可視化數(shù)據(jù)。通過(guò)不斷學(xué)習(xí)和實(shí)踐，我們可以不斷改進(jìn)EXCEL表的設(shè)計(jì)，提高工作效率和數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性。