在日常工作中，我們經(jīng)常會(huì)使用OFFICE軟件，但是很多強(qiáng)大、有用的功能卻往往被我們所忽視。在處理大量數(shù)據(jù)的表格時(shí)，如果需要從中篩選出錯(cuò)誤數(shù)據(jù)，通常我們會(huì)使用篩選功能，但是這種方式需要對(duì)每一列進(jìn)行操作，

在日常工作中，我們經(jīng)常會(huì)使用OFFICE軟件，但是很多強(qiáng)大、有用的功能卻往往被我們所忽視。在處理大量數(shù)據(jù)的表格時(shí)，如果需要從中篩選出錯(cuò)誤數(shù)據(jù)，通常我們會(huì)使用篩選功能，但是這種方式需要對(duì)每一列進(jìn)行操作，并且不能將錯(cuò)誤數(shù)據(jù)明顯地標(biāo)記出來。那么，在這種情況下，我們可以考慮使用EXCEL的數(shù)據(jù)驗(yàn)證功能來篩選出錯(cuò)誤的數(shù)據(jù)，并對(duì)數(shù)據(jù)輸入進(jìn)行限制。

首先，讓我們看一個(gè)示例，此表格記錄了張三、李四、王五三個(gè)小伙伴從周一到周日掙的錢。正確的數(shù)據(jù)應(yīng)該是0到1000之間（不含）的小數(shù)，所以我們需要使用數(shù)據(jù)驗(yàn)證功能進(jìn)行篩選。

1. 制定驗(yàn)證規(guī)則

在數(shù)據(jù)選項(xiàng)卡下的數(shù)據(jù)驗(yàn)證中，我們有三個(gè)子功能：數(shù)據(jù)驗(yàn)證-制定驗(yàn)證規(guī)則、圈解無效數(shù)據(jù)-將無效數(shù)據(jù)顯示的圈出來、清除驗(yàn)證標(biāo)識(shí)圈-清除顯示的圈圈。首先我們要確定篩選的范圍，由于我們只想把錯(cuò)誤數(shù)據(jù)篩選出來，所以對(duì)橫縱標(biāo)題不做任何限制，數(shù)據(jù)驗(yàn)證的規(guī)則選擇任何值，否則可能會(huì)把這些單元格錯(cuò)誤的篩出來。

2. 選擇適合的篩選規(guī)則

然后根據(jù)需要篩選的數(shù)據(jù)內(nèi)容，選擇適合的篩選規(guī)則。對(duì)于本示例的場(chǎng)景，我們選擇介于0到1000的小數(shù)。你可以根據(jù)實(shí)際情況，選擇整數(shù)或者日期，范圍可以選擇大于、小于等等，規(guī)則的制定非常靈活。

3. 圈解無效數(shù)據(jù)

接著點(diǎn)擊圈解無效數(shù)據(jù)，錯(cuò)誤的數(shù)據(jù)就被用紅色的圈圈標(biāo)出來了，一目了然。當(dāng)然，若想清除驗(yàn)證標(biāo)識(shí)圈，只需點(diǎn)擊“清除驗(yàn)證標(biāo)識(shí)圈”即可。

4. 使用數(shù)據(jù)驗(yàn)證的輸入信息和錯(cuò)誤警告來預(yù)防輸錯(cuò)數(shù)據(jù)

數(shù)據(jù)驗(yàn)證功能不僅能夠把錯(cuò)誤數(shù)據(jù)篩選出來，還可以通過預(yù)定義輸入信息和錯(cuò)誤警告來預(yù)防輸錯(cuò)數(shù)據(jù)。例如，老板又招來了小明，這次他學(xué)聰明了，使用了數(shù)據(jù)驗(yàn)證的輸入信息和出錯(cuò)警告來防止錯(cuò)誤數(shù)據(jù)。在輸入信息中，他輸入了“輸入的數(shù)據(jù)應(yīng)該是大于0且小于1000的小數(shù)”，這樣在選中單元格時(shí)，即顯示了提示。

5. 設(shè)置錯(cuò)誤警告

老板還是很粗心，雖然有這樣的提示，有時(shí)候還是會(huì)犯錯(cuò)，于是他使用了數(shù)據(jù)驗(yàn)證的出錯(cuò)警告。如下圖，給出錯(cuò)誤信息“輸入的數(shù)據(jù)應(yīng)該是大于0且小于1000的小數(shù)”，且樣式為“停止”。

6. 輸入錯(cuò)誤數(shù)據(jù)

這樣，當(dāng)他輸錯(cuò)值時(shí)，比如一不小心將200打成了2000，就彈出了錯(cuò)誤警告，需要重新輸入正確范圍的值才可以完成此單元格的輸入，這樣就再也不會(huì)搞錯(cuò)啦。

總結(jié)：

在處理大量數(shù)據(jù)的表格時(shí)，使用EXCEL的數(shù)據(jù)驗(yàn)證功能可以幫助我們更準(zhǔn)確地篩選出錯(cuò)誤的數(shù)據(jù)，并對(duì)數(shù)據(jù)輸入進(jìn)行限制，從而提高工作效率。使用數(shù)據(jù)驗(yàn)證功能需要注意規(guī)則的制定，同時(shí)可以設(shè)置輸入信息和錯(cuò)誤警告來避免錯(cuò)誤數(shù)據(jù)的輸入。