在日常工作中，我們經(jīng)常需要給很多人發(fā)邀請(qǐng)函或者其他類似的文檔。如果一張一張復(fù)制粘貼會(huì)非常麻煩，這時(shí)候就可以利用Word的郵件合并功能來批量制作。下面將詳細(xì)介紹具體的操作方法。 準(zhǔn)備邀請(qǐng)函模板和聯(lián)系人

在日常工作中，我們經(jīng)常需要給很多人發(fā)邀請(qǐng)函或者其他類似的文檔。如果一張一張復(fù)制粘貼會(huì)非常麻煩，這時(shí)候就可以利用Word的郵件合并功能來批量制作。下面將詳細(xì)介紹具體的操作方法。

準(zhǔn)備邀請(qǐng)函模板和聯(lián)系人名單

首先，我們需要準(zhǔn)備一個(gè)邀請(qǐng)函模板以及一份聯(lián)系人名單。在Word文檔中創(chuàng)建一個(gè)邀請(qǐng)函模板，并在Excel表格中創(chuàng)建聯(lián)系人名單，如下圖所示。

開始郵件合并分步向?qū)?/h2>

在Word文檔中，點(diǎn)擊“郵件”，然后選擇“開始郵件合并”，再選擇“郵件合并分步向?qū)А薄?/p>

選擇郵件類型

右側(cè)彈出一個(gè)下拉選項(xiàng)，根據(jù)實(shí)際需要選擇郵件類型，例如選擇信函。然后點(diǎn)擊“下一步：開始文檔”。

選擇收件人

在下一頁中，點(diǎn)擊“瀏覽”，彈出選擇數(shù)據(jù)源對(duì)話框，選擇之前準(zhǔn)備好的Excel名單，然后點(diǎn)擊“打開”。

確認(rèn)郵件合并收件人

彈出郵件合并收件人對(duì)話框，確認(rèn)收件人列表是否正確，然后直接點(diǎn)擊“確認(rèn)”。

插入合并域

在郵件中選擇“插入合并域”，然后選擇要插入的合并域，例如姓名、地址等。這樣，每個(gè)郵件中對(duì)應(yīng)的合并域都會(huì)被替換為相應(yīng)的數(shù)據(jù)。

預(yù)覽結(jié)果

點(diǎn)擊“預(yù)覽結(jié)果”，可以查看每封郵件的最終效果。通過前后按鈕翻頁，可以逐個(gè)檢查每個(gè)郵件的內(nèi)容。

完成合并并編輯單個(gè)文檔

在郵件菜單中選擇“完成并合并”，然后選擇“編輯單個(gè)文檔”。

合并到新文檔

彈出“合并到新文檔”對(duì)話框，選擇“全部”，然后點(diǎn)擊“確定”。此時(shí)，將生成一個(gè)包含所有合并結(jié)果的新文檔。

以上就是使用Word的郵件合并分步向?qū)У木唧w操作方法，通過這個(gè)功能，我們可以輕松批量制作邀請(qǐng)函或其他郵件類文檔，提高工作效率。

總結(jié)：

Word的郵件合并分步向?qū)Чδ芸梢詭椭覀兣恐谱餮?qǐng)函或其他類似的文檔。操作步驟包括準(zhǔn)備邀請(qǐng)函模板和聯(lián)系人名單、開始郵件合并分步向?qū)А⑦x擇郵件類型、選擇收件人、確認(rèn)郵件合并收件人、插入合并域、預(yù)覽結(jié)果、完成合并并編輯單個(gè)文檔、合并到新文檔。通過這個(gè)功能，我們可以大大提高工作效率，減少重復(fù)勞動(dòng)。